Es gibt diesen einen Moment der Erkenntnis, wenn wir beim Lesen eines Romans, dessen Geschichte uns ins 20. Jahrhundert führt, feststellen, wie sehr wir uns eigentlich weiterentwickelt haben. Wenn wir Charaktere in diesem Roman sehen, die ins Büro gehen und alle Firmendokumente verwalten müssen, die sich immer weiter anhäufen, spüren wir das Burnout-Gefühl all dieser Büroangestellten. Und dann gibt es noch diese Internet-Ära, in der alle Dokumente digital verwaltet, gesucht, geteilt und archiviert werden. So wirkt die Digitalisierung, dass ein Dokumentenmanagementsystem einer Organisation hilft, papierlos zu arbeiten und komplexe Dateien auf organisierte Weise zu verwalten.

Anstatt nach Dateien zu suchen und viel Zeit und Mühe zu investieren, ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine zentrale Anlaufstelle für die Rationalisierung des Geschäftsablaufs und die Verbesserung der Teamzusammenarbeit in diesem Prozess. Es hilft, Papier loszuwerden und eine positive Veränderung in der Umwelt zu bewirken. Drupal, als eines der führenden Open-Source-Content-Management-Frameworks, bietet mit einer Reihe von Modulen die Möglichkeit, das Dokumentenmanagement zu handhaben. Sehen wir uns an, was DMS genau ist, bevor wir in die Wirksamkeit von Drupal eintauchen.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem bezieht sich auf das System, das speziell für die Erstellung und Verwaltung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Das Erstellen, Teilen, Organisieren und Archivieren der Dokumente wird von DMS verwaltet. Es vereinfacht diese Prozesse, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Dokumente digital zu verwalten. Sein zentraler elektronischer Speicherort rationalisiert den Prozess des Auffindens von Dokumenten, spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, mehr von den Kernaktivitäten Ihres Unternehmens zu verwalten.

Ein Dokumentenmanagementsystem bezieht sich auf das System, das speziell für die Erstellung und Verwaltung elektronischer Dokumente entwickelt wurde.

DMS ist von grundlegender Bedeutung. Eine Zusammenstellung von Statistiken von Business.com zeigt, dass das Dokumentenmanagement ganz oben steht und für einen effektiven Geschäftsablauf unerlässlich ist. In einer Umfrage gab IDC an, dass 21,3 % der Produktivität aufgrund von Verwicklungen bei der Handhabung des Dokuments verloren gehen. Ein weiterer Bericht von M-Files besagt, dass eine schlechte Dokumentenablage 50 % des Zeitverlusts aufgrund von Schwierigkeiten bei der Suche ausmacht. Harris Interactive sagt in einer Studie, dass 83 % der Wissensarbeiter Zeit bei der Versionierung verlieren und E-Signaturen die Durchlaufzeiten laut Ombud Inc. um 80 % reduzieren.

Kategorien von Dokumentenmanagementsystemen

Die beiden gängigen Arten von DMS umfassen Cloud-basierte und selbst gehostete Systeme.

Cloud-basiertes DMS

In diesem Fall wird die Software von Ihrem Anbieter gehostet, auf die online zugegriffen werden kann. Solange Sie mit dem Internet verbunden sind, ist es möglich, sich in das System einzuloggen. Sie benötigen kein IT-Team für die Installation, um es ordnungsgemäß am Laufen zu halten. Sie können von überall und jederzeit auf das System zugreifen, während Dateien automatisch in der Cloud gespeichert werden, wodurch die Notwendigkeit regelmäßiger Backups reduziert wird.

Selbst gehostetes DMS

Im Gegensatz zu Cloud-basierten DMS wird es auf den Servern Ihres Unternehmens gespeichert. Es ist möglich, so viele Dateien zu speichern, wie Ihr Server zulässt. Die Herausforderung besteht darin, Dateien regelmäßig manuell zu sichern. Es ist ideal für Benutzer, die Wert darauf legen, die Kontrolle über ihr eigenes System zu haben und sich nicht auf andere verlassen müssen, um es am Laufen zu halten.

Funktionen des Dokumentenmanagementsystems

• Speicherung: Mit DMS können Sie Ihre Dateien an einem einzigen Ort archivieren, sodass sie für die zukünftige Verwendung einfach abgerufen, gespeichert und freigegeben werden können.
• Sicherheit: DMS hilft Ihnen, unbefugten Zugriff zu vermeiden, indem es rollenbasierte Berechtigungen für den Dateizugriff implementiert. Einige Systeme schränken auch IP-Adressen ein.
• Versionskontrolle: Sie müssen nicht zahlreiche Kopien eines einzelnen Dokuments verwalten und behalten so die Kontrolle über die Versionen Ihres Dokuments. Sie können alle erstellten Versionen einsehen und Benachrichtigungen an alle Mitglieder über die aktuellste Version senden.
• Indizierung: Sie können Dateien systematisch indizieren, um sie später anhand ihres Dateischlüssels schnell und einfach abzurufen.
• Hochladen: Sie können Dokumente effizient in großen Mengen hochladen.
• Bearbeitung: Es ist einfacher, Anpassungen und Änderungen an einer PDF-Datei vorzunehmen.
• Branding: Es ist möglich, das Branding Ihres Unternehmens zu definieren, indem Sie Farbe, Thema und Logo festlegen, um das Erscheinungsbild Ihrer Marke zu vermitteln.
• Unterwegs: Sie können mit mobilen Geräten auf Ihre Dateien zugreifen. Dies hilft, Bilder von Dokumenten einfach zu erfassen und schnell hochzuladen.
• Synchronisieren von Dateien: Online-Dateien mit den Kopien von Dokumenten, die in Ihrem System gespeichert sind, können synchronisiert werden, was hilft, die Teammitglieder mit den neuesten Dokumenten auf dem Laufenden zu halten.
• Audit-Trail: Die Audit-Trail-Funktion von DMS bezieht sich auf den Pfad eines Dokuments in seinem Lebenszyklus und hilft beim Abrufen detaillierter Berichte über den Pfad, dem die Datei gefolgt ist.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

• Zentralisierung: Mit DMS können Sie Ihre Datei einfach mithilfe von Tags und Labels organisieren und so das Dokumentenmanagement zentralisieren.
• Teamzusammenarbeit: Mit DMS können Teammitglieder ein Dokument gleichzeitig anzeigen und bearbeiten.
• Datensicherheit: Viele Dokumentenmanagementsysteme implementieren eine rollenbasierte Zugriffskontrolle, um nur bestimmten Benutzern den Zugriff auf das Dokument zu gestatten.
• Dateiabruf: Einfach durch die Verwendung eines Schlüsselworts oder einer Phrase können Sie nach einer bestimmten Datei suchen. Sie können ein Dokument auch remote verwenden.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: DMS nutzt Funktionen wie Audit-Trails, Sicherheit und Backups, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie 21 CFR Part 11 und Annex 11 sicherzustellen.
• CO2-Fußabdruck: Die Wahl von DMS stellt sicher, dass Sie den CO2-Fußabdruck durch den Verzicht auf Papier reduzieren.

Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme

Alfresco, ein Open-Source-Enterprise-Content-Management (ECM), bietet Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit, Wissens- und Web-Content-Management, Datensatz- und Bildmanagement, Content-Repository und Workflow.

Seed DMS, ein Open-Source-DMS, ist benutzerfreundlich. Es dient als vollständig entwickelte, unternehmenstaugliche Plattform zum Verfolgen, Zugreifen, Speichern und Freigeben von Dokumenten.

M-Files ist ein weiteres nützliches und einfach zu implementierendes DMS. Es hilft bei der sicheren Verwaltung Ihrer Informationen mit seiner Check-out-Funktion.

LogicalDOC ist ein Open-Source-Java-basiertes System, das die Produktivität und Zusammenarbeit des Dokumentenmanagementsystems verbessert.

Ademero unterstützt einen zentralisierten Kontrollmechanismus zum Speichern von Dokumenten in einem einzigen Tresor und ermöglicht die Konvertierung gescannter Dokumente in PDFs mithilfe der Optical Character Recognition-Funktion.

Wie kann Drupal in Dokumentenmanagementsysteme integriert werden?

Drupal bietet eine erstaunliche Reihe von Modulen und Distributionen, die bei der Integration der Funktionen von DMS helfen können.

Vardoc: Wissensdatenbanksystem und Dokumentationsseite

Vardoc, ein Wissensdatenbanksystem, ein Wiki-System und ein DMS, ist eine Drupal-Distribution, die für das Hosting einer enormen Menge an Inhalten in einem strukturierten und leicht auffindbaren Format entwickelt wurde. Es ermöglicht Ihnen, eine vernetzte Organisation, ein Produkt oder einen Wissensbereich zu entwickeln.

Dies basiert auf Varbase, einer Open-Source-Drupal-8-Distribution, und bietet einige nützliche Funktionen wie redaktionelle Funktionen, Suchfunktion, Taxonomie, Benutzerverwaltung und anpassbare Designs.

Darüber hinaus bietet es erstklassige nicht-funktionale Anforderungen wie Unternehmenssicherheit, hohe Leistung, Suchmaschinenoptimierung (SEO), Barrierefreiheit usw.

Filedepot

Das Filedepot-Modul vermittelt Ihnen ein Google Docs-ähnliches Gefühl. Es ist ein integriertes Dateiverwaltungsmodul, das rollen- und benutzerbasierte Sicherheit unterstützt. Sie können die Dokumente außerhalb des öffentlichen Drupal-Verzeichnisses speichern, um einen sicheren Zugriff zu gewährleisten.

Dateien aller Art können in Filedepot gespeichert werden, und sein flexibles Berechtigungsmodell ermöglicht es Ihnen, die Ordnerverwaltung an andere Benutzer zu delegieren.

Sie können Dateien einfach per Drag & Drop vom lokalen Desktop ziehen und in großen Mengen hochladen. Außerdem können Benutzer Benachrichtigungen erhalten, wenn neue Dateien hinzugefügt oder geändert werden. Sie können das Dokument als „gesperrt“ kennzeichnen, um Benutzer zu warnen, dass es aktualisiert wird. Dieses Modul ist nur für die Drupal 7-Version verfügbar.

Fazit

Dokumentenmanagementsysteme sind unerlässlich für Produktdokumentationsseiten, Agenturen, die Software dokumentieren möchten, Dokumentation für Open-Source-Produkte/Projekte, Organisationen, die ihren Prozess dokumentieren möchten, und Online-Benutzerhandbücher. Die Integration von DMS in Drupal ist eine lobenswerte Option, da Sie das Beste aus den robusten Content-Management-Funktionen von Drupal und der Leistungsfähigkeit eines spezialisierten DMS erhalten.

Die Drupal-Experten von OpenSense Labs sind bestrebt, mit ihrem Leistungsspektrum ein unglaubliches digitales Erlebnis zu bieten.

Kontaktieren Sie uns unter [email protected], um die Leistungsfähigkeit von Drupal und DMS zu nutzen.