Die Feinheiten der Projektübergabe

Ist es uns möglich, alles zu beenden, was wir anfangen? Ist es uns möglich, jeden Meilenstein zu erreichen, den wir uns selbst setzen, und uns an jeden Neujahrsvorsatz zu halten, den wir fassen? In einer perfekten Welt wäre das möglich, aber leider leben wir nicht in einer perfekten Welt. 

Und es ist nicht unbedingt schlecht, einen Schritt von einem Projekt zurückzutreten, von dem man weiß, dass man es nicht beenden kann. Ich habe angefangen, mein Zimmer zu streichen, als die Pandemie begann, um die Langeweile zu vertreiben, und auf halbem Weg merkte ich, dass Malen nichts für mich war. Es war zu anstrengend und ich war nicht einmal gut darin, und vor allem lenkte es mich von meinem eigentlichen bezahlten Job ab. Man kann viel schreiben, wenn man Farbe auf dem Schreibtisch hat, glaubt mir. 

Diese unvollendeten Projekte müssen also von jemand anderem übernommen werden, oder? Man kann das Zimmer nicht halb gestrichen lassen, das wäre ein Look, für den das 21. Jahrhundert noch nicht bereit ist. Was passiert also? Übergibt man die Farbe und den Pinsel an die Person, die übernimmt, und vergisst die Sache? Nicht ganz. 

Es gibt eine ganze Reihe von Dingen, die man während der Übergabe weitergeben muss, und man muss die neue Person aufmerksam beobachten, um sicherzustellen, dass sie das Projekt in die gewünschte Richtung lenkt. Das Zimmer muss so gestrichen werden, wie man es ursprünglich geplant hatte, man kann nicht erwarten, dass aus einem dezenten Lavendel-Thema am Ende ein Neonorange wird; das wäre eine Katastrophe höchsten Ausmaßes.

Wir werden in diesem Artikel aber nicht über das Streichen von Zimmern sprechen. Nein, wir werden darüber sprechen, wie Projektmanager laufende Geschäftsprojekte übergeben. Auf welche Aspekte konzentrieren sie sich während des Übergangs der Aufgaben, damit diese die Fertigstellung des Projekts nicht beeinträchtigen? Und ist die Übergabe tatsächlich fruchtbar für das Projekt? Abschließend werde ich einige Beispiele von OpenSense Labs nennen, in denen unser Projektmanager ein Projekt übergeben musste. Fangen wir also an.

Die Übergabe beginnt mit der Kenntnis des Unternehmens

Wenn wir uns Projektübergaben ansehen, gibt es zwei Szenarien, die im Grunde entscheiden, wie viel Arbeit der Projektmanager selbst investieren muss. 

• Eines davon ist, wenn ein Projekt an einen PM übergeben wird, der bereits Teil des Unternehmens ist. 
• Und das zweite ist, wenn ein neuer Projektmanager innerhalb des Unternehmens eingestellt wird, um ein bereits laufendes Projekt zu übernehmen.

Der erste Schritt, den wir besprechen werden, ist für das erste Szenario nicht wirklich notwendig, aber für das zweite von entscheidender Bedeutung. Und das ist die Kenntnis des Unternehmens, seiner Mission, seiner Verhaltensweise und seiner gesamten kulturellen Dimension.

Jemand, der Teil des Unternehmens war, auch wenn es nur für kurze Zeit war, wäre bereits damit vertraut; die Übertragung des Projekteigentums auf eine neue Person müsste jedoch einen Eingewöhnungsprozess durchlaufen, und darum geht es bei diesem Schritt der Projektübergabe.

Warum ist diese Eingewöhnung wichtig?

Weil sie eine Perspektive bietet 

Die Kenntnis der Vision des Unternehmens vermittelt dem PM eine Perspektive auf die Dinge, die er sonst vielleicht nicht bekommen würde. Diese Perspektive ist wichtig, damit die Dinge während der gesamten verbleibenden Laufzeit des Projekts reibungslos ablaufen, da sie Ihnen einen Sinn und einen Überblick vermittelt.

Weil sie die Kommunikation erleichtert 

Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur. Bei OpenSense Labs verfolgen wir das Gegenteil einer traditionellen Arbeitskultur mit strengen Regeln und Vorschriften, die den Umfang von Projekten und Mitarbeitern einschränken. Freiheit, Offenheit und Gleichheit sind einige Adjektive, die das Büro von OSL beschreiben würden. Diese Kultur steht in direktem Zusammenhang damit, wie die Kommunikation in der Hierarchie abläuft. Die Vertrautheit damit hilft neuen PMs, sich in das Team einzufügen und die Dinge so voranzutreiben, wie es üblich ist.

Weil sie bei der Entscheidungsfindung hilft 

Wenn Sie das Unternehmen studieren, von dem Sie ein Projekt übernehmen werden, hilft Ihnen das, bessere und fundiertere Entscheidungen ohne Unterbrechungen zu treffen.

Das obige Bild zeigt einige der täglichen Entscheidungen, die ein PM treffen muss, und zu wissen, wie man sie trifft, würde seine/ihre Arbeit erheblich erleichtern.

Als Nächstes machen Sie sich mit den Nuancen des eigentlichen Projekts vertraut

Jetzt kennen Sie das Unternehmen, aber kennen Sie auch das Projekt und seinen Stellenwert im Umsatzstrom des Unternehmens? Das zu wissen, ist die nächste Phase der Projektübergabe. Dies wird auch als Wissenstransfer oder zumindest als dessen Beginn bezeichnet.

Ihr Unternehmen wird ständig eine Reihe von Projekten am Laufen haben, die kleinen Unternehmern zu mehr Erfolg verhelfen sollen, aber nicht alle diese Projekte können gleich wichtig sein. Einige haben hohe Priorität und andere niedrige. Die Bedeutung Ihres Projekts zu erkennen, ist das, was Sie zuerst tun müssen.

Sobald Sie das getan haben, können Sie Ihr eigenes Projekt mit einer feinen Lupe betrachten. Sie müssen alles darüber wissen, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Beginnen Sie mit der allgemeinen Art des Projekts. 

Welche Art von Projekt ist es, intern oder extern?
Wie sieht die Zielgruppe aus?
Wie sieht die Marketingstrategie aus?
Was bieten die Wettbewerber?

Die Beantwortung all dieser Fragen wird Ihnen helfen, das Projekt besser zu verstehen. Wenn Sie das haben, müssen Sie tiefer in den Übergang eintauchen und sich über die Veränderung informieren, alles, was ihr vorausgeht, und alles, was folgen muss.

Welche Fortschritte wurden in dem Projekt erzielt?
Welche Aspekte des Projekts sind noch offen?
Welche Werkzeuge und Prozesse wurden befolgt?
Welche Einschränkungen und Blockaden halten das Projekt zurück?

Diese Fragen sind äußerst wichtig, da sie Ihnen helfen, die Fristen zu kennen und sie pünktlich einzuhalten. Die Kenntnis aller Probleme, die die Fertigstellung des Projekts behindern, sei es die Team- oder die Kundenkommunikation, wird Sie nicht überrumpeln, was nach einer Übernahme passieren kann.

Dann machen Sie sich mit den Stakeholdern und dem Team vertraut 

Bei jeder Projektübergabe gibt es Personen, die eine wichtige Rolle bei der Fertigstellung spielen. Das sind die Leute, die im Wesentlichen für die gesamte Arbeit verantwortlich sind, die in das Projekt einfließt, und für den daraus resultierenden Erfolg. Als neuer Projektmanager sollten Sie sich vom ersten Tag des Eigentumsübergangs an mit ihnen vertraut machen, denn die Eingewöhnung an Menschen ist die schwierigste Aufgabe in jedem Prozess.

Die Stakeholder

Beginnend mit den Stakeholdern sind dies die Personen, die direkt vom Erfolg des laufenden Projekts profitieren werden. Das kann der Kunde und seine Organisation sein, und es können Personen innerhalb Ihrer Organisation sein, wenn es sich um ein internes Projekt handelt, das sie betrifft.

Wenn wir über den Kunden sprechen, geht es darum, dass er sich mit Ihnen wohlfühlt und Sie sich mit ihm wohlfühlen. Während des gesamten Übergangs muss der Kunde auf dem Laufenden gehalten werden. Selbst wenn der vorherige PM gefeuert wurde, hat der Kunde das Recht, es zu erfahren. 

Bei OSL stellen wir den neuen PM dem Kunden in Phasen vor. Nach einiger Zeit wird der neue PM stärker einbezogen, indem er Besprechungsagenden vorbereitet und Kundenfragen beantwortet.

Bei OSL stellen wir den neuen PM dem Kunden in Phasen vor. Wir stellen sicher, dass der neue PM, sobald die vorherige Einführung abgeschlossen ist, immer bei Kundengesprächen anwesend ist, auch wenn er/sie nichts dazu beiträgt. Auch ohne die Beiträge lernen sie, und das ist es, worum es bei der Übergabe geht. Nach einiger Zeit wird die Interaktion häufiger und der neue PM wird stärker einbezogen, indem er Besprechungsagenden vorbereitet und Kundenfragen beantwortet. Während dieser Zeit ist der alte PM immer da, um eventuelle Missgeschicke zu beheben. Sobald diese Missgeschicke nicht mehr passieren, bedeutet das, dass das Wohlbefinden erreicht ist und der neue PM das Kommando erhält.

Bei einem internen Projekt wären die Stakeholder die Personen, die das Endprodukt nutzen. Weil sie es brauchen, werden sie zu Befürwortern Ihres Projekts und damit auch zu Ihren. Das müssen Sie ausnutzen. Sie sollten sich mit ihnen vertraut machen und sich ihr Feedback zu dem Projekt einholen, das Sie liefern, indem Sie ihnen optional eine frühe Version des Projekts zum Testen geben. 

Jeder Stakeholder des Projekts möchte immer, dass es erfolgreich ist, und es liegt an Ihnen, sie einzubeziehen, um Ihre Erfolgschancen zu verbessern.

Das Team 

Dann kommen die Leute, mit denen Sie das Projekt abschließen werden. Es gibt drei Dinge, die Sie beachten müssen. 

• Erstens ist das die Struktur und Hierarchie des Teams, falls es eine gibt. Sie sollten wissen, wie sie arbeiten und welche Arbeitsdimension es gibt, ob remote, gemeinsam oder beides. 
• Zweitens sollten Sie ein wenig in die Vergangenheit eintauchen und sich über eventuelle Beschwerden informieren, die sie gegen den vorherigen Manager oder sogar untereinander hatten.
• Schließlich müssen Sie wissen, ob Ihr Team die richtige Größe hat, ob Sie unter- oder überbesetzt sind.

Diese helfen Ihnen, einer von ihnen zu werden und allen das Gefühl zu geben, einbezogen zu werden, indem Sie jegliche Reibung zwischen Ihnen und ihnen beseitigen. Wenn der alte PM während der Übergabe bei Ihnen ist, kann dies dazu beitragen, dass der Kennenlernprozess schneller abläuft, da Sie die Art von Autorität und System kennen, an die das Team gewöhnt ist, was den Übergang für sie erleichtert. Wenn der PM bereits gefeuert wurde oder es überhaupt keinen PM gab, ist das natürlich eine Möglichkeit.

Verstehen Sie hier, wie die menschliche Psychologie im Projektmanagement funktioniert.

Genau wissen, was von Ihnen erwartet wird 

Jetzt kommt der Teil, den Sie in dem Projekt spielen werden. Natürlich werden Sie es bearbeiten, aber wo würden Sie mit der Lieferung beginnen?

Hier ist das erste wichtige, was Sie wissen müssen, der Grund, warum Sie übernehmen. Der vorherige Manager könnte das Unternehmen verlassen haben oder er könnte zum Verlassen gezwungen worden sein. Das erste Szenario hat nicht wirklich etwas mit dem Projekt selbst zu tun, aber das zweite könnte es, und das sollten Sie wissen. Wenn ein PM entfernt oder gefeuert wurde, muss es einen Grund geben, oder? Er hat die Arbeit vielleicht nicht in der angemessenen Weise erledigt oder er hat das Projekt und sogar das Team schlecht verwaltet, wie auch immer, lernen Sie daraus und beginnen Sie von Anfang an mit der Korrektur. Vertrauen Sie mir, das ist der erste Aktionsplan, der von Ihnen erwartet wird.

Das können Sie nur tun, wenn Sie genau wissen, welche Rolle ein PM im Unternehmen spielt. Damit meine ich ein paar Dinge.

• Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wie Sie mit dem Kunden und dem Team umgehen werden;
• Sie müssen sich über den Umfang Ihrer Aufgaben im Klaren sein und darüber, ob sie über den Rahmen des Projekts hinausgehen;
• Sie müssen sich mit dem Beschaffungsprozess sowie der Auswahl der Lieferanten auskennen, da Sie dies möglicherweise irgendwann tun müssen;
• Sie müssen sich auch darüber im Klaren sein, wie Ihre Leistung bewertet wird, wie und von wem sie überprüft wird.

Die Kenntnis all dieser Aspekte wird Ihnen nur helfen, Ihre Aufgaben besser zu erfüllen und das Projekt ohne Hindernisse abzuschließen.

Lesen Sie unseren Blog 'Feature Prioritisation in Projects: How It's Done Right?', um mehr über Projektmanagement und die Feature-Priorisierung zu erfahren, die damit einhergeht.

Die endgültige Übergabe 

Die oben genannten Notwendigkeiten der Projektübergabe fassen eigentlich den gesamten Prozess zusammen, und das meiste davon wird in der Regel im Übergabeplan oder -dokument erwähnt, das der alte PM mit dem neuen PM in aller Sorgfalt durchgeht. 

Und das geschieht nicht über Nacht, es dauert ein paar Wochen bis zu einem Monat, die allmähliche Natur der Übergabe ist es, die sie für das Projekt fruchtbar macht. Jeden Tag ein paar Schritte zu unternehmen, indem man den Übergang in Teile zerlegt, die leicht zu verstehen sind, ist unerlässlich. Ein weiterer Aspekt, der unerlässlich ist, ist, dass Sie beschattet werden, sei es vom alten PM oder vom Team, das wird Ihnen helfen, die Tricks schneller zu lernen.

Sie würden die Zügel nicht auf einmal übernehmen, sondern in Schritten von jedem Schritt, den wir besprochen haben. 
Es wird nicht von Ihnen erwartet, dass Sie die Sorgen des Kunden von Anfang an beantworten;
Sie müssen sich nicht vom ersten Tag an mit den Entwicklern auseinandersetzen;
Es wird nicht von Ihnen erwartet, dass Sie ein schlecht laufendes Projekt auf einmal umkrempeln. 

Alles würde allmählich geschehen. Sobald Sie die Vision des Unternehmens, das Projekt selbst, die Stakeholder und das Team sowie alles, was von Ihnen erwartet wird, verstanden haben, sind Sie bereit, den PM-Hut aufzusetzen und das Projekt selbst in die Hand zu nehmen. Und die endgültige Übergabe wäre abgeschlossen.

Die andere Seite der Übergabe: OSL-Übergabehandbuch 

OpenSense Labs hat in seinem Leben viele Projekte erfolgreich abgeschlossen, aber manchmal waren diese Projekte die Belohnung von mehr als einem einzigen Projektmanager. Dafür gibt es keinen besonderen Grund. Manchmal musste der Projektmanager seine Arbeit übergeben, weil er das Unternehmen verließ, und manchmal, weil er überlastet war und dem Projekt nicht seine volle Aufmerksamkeit schenken konnte. 

Während ich diesen Blog recherchierte, sprach ich mit zwei unserer Projektmanager, Yash Marwaha und Abhijeet Sinha, um ein besseres Verständnis für die Projektübergabe zu bekommen. Projektübergaben sind eine Straße mit zwei Richtungen, bis jetzt haben wir die Seite des PM besprochen, der das Projekt vorantreiben wird, jetzt wollen wir uns die andere Seite ansehen und in die Perspektive des Projektübergebers eintauchen.

Yash und seine Präzision bei der Übergabe 

Yash ist Präzision und Genauigkeit mit einem festgelegten System, um die Übergabe so reibungslos wie möglich zu gestalten. Das erste, was er tut, ist, die Art des Projekts zu identifizieren, die ein langfristiges Engagement oder Support und Wartung sein kann. Für ihn entscheidet diese Identifizierung über den Zeitrahmen des Übergangs.

Die Schritte, die er normalerweise befolgt, sind wie folgt.

• Erstellung eines Übergabedokuments und dessen Durchsprache mit dem neuen PM; 
• Information des Kunden; 
• Planung von Einführungssitzungen mit einer praktischen Begehung; 
• Vorstellung des neuen PM beim Kunden; 
• Verfügbarkeit bei Anrufen zwischen dem neuen PM und dem Kunden, bis ein gewisses Maß an Komfort erreicht ist;
• Schließlich die Änderung des Eigentums, wenn dies geschieht.

Dies ist ein großartiges System, dem man bei einer Übergabe folgen kann, dennoch musste Yash ein Projekt übernehmen, selbst nachdem die Übergabe abgeschlossen war. Der Grund dafür war, dass sich der neue PM mit dem Kunden nicht wohlfühlte. Selbst wenn man alles nach dem Lehrbuch macht, kann es immer noch nicht so reibungslos laufen, wie man es sich gewünscht hätte. Man kann nicht alle Variablen kontrollieren, das sollten wir von Yash lernen.

Abhijeet und seine Sorgfalt bei der Übergabe 

Während Abhijeet im Wesentlichen die gleichen Schritte wie Yash befolgt, konzentriert er sich nicht so sehr auf die Zeit, sondern eher auf die Sorgfalt. Damit meine ich, dass er nicht der Meinung ist, dass eine Übergabe an einen bestimmten Zeitrahmen gebunden sein muss. Ein ähnliches Projekt könnte in einer Woche übergeben worden sein, aber das bedeutet nicht, dass die aktuelle Eigentumsübertragung auf die gleiche Weise erfolgen würde. Für ihn geht die Sorgfalt verloren und das Chaos bricht aus, wenn man die Dinge überstürzt.

Er hat zwei Projektübergaben, um seinen Standpunkt zu beweisen. 

• Er musste ein Projekt, die Sanierung einer großen Tourismus-Website in Kansas City, an Yash übergeben. Die Übergabe erfolgte innerhalb von 3-4 Tagen, ziemlich schnell, oder? Der Grund dafür war, dass Yash bereits in Kontakt mit dem Kunden stand, was den Übergang so reibungslos wie möglich machte.
• Dann gab es Earth Journalism, wo ein völlig neuer PM das Eigentum zugewiesen bekommen musste. Er hielt sie über den Kunden und die Entwickler auf dem Laufenden. Er half, die Reibung zwischen dem neuen PM und den Entwicklern zu beseitigen, die bei jeder Übergabe auftritt, und stellte gleichzeitig sicher, dass sie die kontextuellen Bedürfnisse des Projekts kannte. Diese Übergabe dauerte etwa einen Monat. Erfahren Sie hier mehr über die Arbeit, die OpenSense Labs am Earth Journalism Network geleistet hat.

Projektübergaben können eine knifflige Angelegenheit sein. Es sind viele Parteien beteiligt, und nicht alle begrüßen die Veränderung. Als Projektübergeber müssen Sie mit allen Geduld haben. Sie müssen sicherstellen, dass alle Beteiligten die neue Person befürworten, andernfalls wäre die endgültige Übergabe nicht das Ende der Geschichte. 

Es gibt noch etwas, das das OSL-Team mit mir geteilt hat, und das ist, dass man niemals die Eigentumsrechte an einem dreimonatigen Projekt mitten im Projekt übertragen sollte. Wenn Sie es tun wollen, tun Sie es gleich zu Beginn. Es hat keinen Sinn, nach zwei Monaten einen neuen PM zu holen, das wird niemandem etwas bringen.

Egal, ob Sie ein neues Projekt übernehmen oder eine Übergabe eines laufenden Projekts erhalten, das Lernen durch Drupal-Website-Projekte kann sehr nützlich sein. Erfahren Sie, was die Infinity-Steine der Drupal-Entwicklung sind, wie Sie das Drupal-Projekt richtig starten, wie Sie Ihren Entwicklungs-Workflow für Drupal-Projekte verwalten und warum die Produkt-Denkweise der Projekt-Denkweise vorgezogen werden sollte.

Fazit

Abschließend möchte ich sagen, dass Menschen dazu neigen, Zeit zu brauchen, um Dinge zu lernen und sie effizient auszuführen. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, oder? Was also bei einer Projektübergabe getan werden muss, ist, die Lernkurve zu schätzen. Es wird Zeit und Geduld brauchen, um es zum Fliegen zu bringen. Die Art von Details, die ein laufendes Projekt haben kann, ist sehr vielfältig, und es ist wichtig, dass der neue Projektmanager den Dreh rausbekommt. Und das erfordert Zeit von der Organisation, die dem neuen PM gegeben wird, und seine Bemühungen, diese Zeit lohnenswert zu machen.