Effektive Methoden zur produktiven Leitung von Teammeetings

Als erfolgreiche Führungskraft oder Manager möchten Sie natürlich vermeiden, ein oder zwei Stunden in einem unproduktiven Meeting zu verschwenden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein wöchentliches Team-Meeting oder ein Stand-up-Meeting handelt. Schlechte Meetings sind reine Zeit- und Energieverschwendung.

Heutzutage nehmen Meetings mehr Arbeitsstunden in Anspruch als je zuvor. Laut einer Studie von TED verbringen Führungskräfte etwa die Hälfte ihrer Arbeitswoche in Meetings. Und ein Drittel dieser Zeit wird mit sinnlosen oder schlecht geführten Meetings verschwendet.

Eine Studie von Clarizen ergab, dass die meisten Mitarbeiter Status-Meetings als reine Zeitverschwendung betrachten. 50 % der Teilnehmer zogen es vor, Farbe beim Trocknen zuzusehen, anstatt an diesen Meetings teilzunehmen.

Wenn es um irgendeine Art von Meeting geht, sei es wöchentlich oder täglich, ist dieses Gefühl bei den meisten Mitarbeitern verbreitet. Ein Meeting kann gut oder schlecht sein. Und schlechte Meetings sind noch schlimmer, besonders an einem schlechten Tag. Meetings müssen aber nicht schlecht sein oder etwas, das man fürchtet und ertragen muss.

Meetings sollten anregend, zielgerichtet und produktiv sein. Alle Meetings sollten darauf ausgerichtet sein, echte, greifbare Ergebnisse zu liefern. Wie können Sie also produktive Meetings leiten? Hier sind fünf bewährte Geheimnisse, die jede erfolgreiche Führungskraft anwendet. Aber zuerst wollen wir uns ansehen, warum Meetings wichtig sind.

Warum Sie Team-Meetings abhalten sollten

Was ist der Sinn regelmäßiger Team-Meetings? Wenn Meetings Sie frustrieren und ermüden, haben Sie sich diese Frage wahrscheinlich schon hunderte Male gestellt, bevor Sie an ihnen teilgenommen haben. Wahrscheinlich denken Sie darüber nach, sie abzuschaffen. Sie können Meetings jedoch aus verschiedenen Gründen nicht vermeiden oder abschaffen.

1. Sie liefern Informationen

Experten einiger der besten Essay-Schreibdienste sagen, dass ein geplantes Meeting eine der wichtigsten Möglichkeiten ist, Ihren Mitarbeitern die richtigen Informationen zu geben und sicherzustellen, dass sie alle verstanden wurden, indem Sie ihre Fragen effektiv beantworten. Es wäre sehr frustrierend, wenn Sie jedem Mitarbeiter einzeln Informationen geben und erklären müssten, was Sie meinen. Meetings sind praktisch. Sie sparen Ihnen auf lange Sicht viel Zeit und Energie.

2. Stärkt das Team

Meetings sind entscheidend, weil sie organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten entwickeln und verbessern und gleichzeitig ein Gefühl von Engagement und Zusammengehörigkeit vermitteln. Ein Team neigt dazu, schwach zu werden, wenn jeder tut, was er oder sie will, ohne einen klaren Plan. Ein Meeting hilft, den Weg zu verdeutlichen, den das Team einschlagen sollte, und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder für das verantwortlich sind, was sie tun.

3. Fördert die Zusammenarbeit

Wie Brill Assignment berichtet, helfen Meetings nicht nur bei der Bereitstellung wichtiger Informationen, sondern fördern auch die Zusammenarbeit im Team, die für den Erfolg eines jeden Unternehmens entscheidend ist. Wenn Mitarbeiter sich nicht verstehen oder zusammenarbeiten, wird das Unternehmen am Ende darunter leiden. Meetings helfen bei der Lösung von Konflikten innerhalb des Teams, um die Produktivität und Leistung aller Teammitglieder zu steigern.

Bewährte Geheimnisse für produktive Team-Meetings

1. Gestalten Sie jedes Meeting positiv

Der Ausgangspunkt für jedes gute Meeting ist, jedes Mitglied in eine positive Stimmung zu versetzen und es dafür zu begeistern. Sie können dies tun, indem Sie mitteilen, worauf Sie sich freuen oder welche Fortschritte sie gemacht haben. 

Seien wir ehrlich. Jeder Mitarbeiter liebt Anerkennung, besonders wenn sie von leitenden Angestellten ausgesprochen wird. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter oder Teammitglieder für ihre Bemühungen anzuerkennen, geben Sie sofort den Ton und die Richtung des Meetings vor.

Anstatt negative, stille Leute zu haben, die gegen die Idee sind, ein Meeting abzuhalten, haben Sie positive und kollaborative Teammitglieder, die Ihre Erfolgschancen erheblich erhöhen.

2. Sorgen Sie für eine Führungskraft im Raum

Was auch immer die Agenda Ihres Meetings ist, es ist wichtig, dass jemand die Verantwortung übernimmt und das Meeting leitet. Diese Person legt die Tagesordnung fest und stellt sicher, dass sie nicht vom Thema abweicht. Er oder sie stellt auch sicher, dass das Meeting den vorgegebenen Zeitrahmen nicht überschreitet.

Die Führungskraft sollte über die Fortschritte dessen berichten, was nach dem Meeting geschehen wird, damit sich die Leute verpflichten, in Zukunft die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, so Best Dissertation. Wenn Sie keine Teamleitung bestimmen, übernehmen Mitglieder mit den größten Persönlichkeiten die Führung und hindern Mitglieder mit ruhigen Persönlichkeiten daran, Beiträge zu leisten.

3. Wählen Sie Ihr Team gut aus

Wie produktiv und effektiv Ihre Team-Meetings sind, hängt stark von den Personen im Raum ab. Personen, die Beiträge leisten und Input geben, werden Ihren Meetings einen Mehrwert verleihen, im Vergleich zu unangenehm stillen Personen. 

Daher sollten Sie sich dafür entscheiden, mit aktiven Mitwirkenden zusammenzuarbeiten, die sachkundig und entscheidungsfreudig sind. Solche Personen werden direkt von den Ergebnissen des Meetings betroffen sein. Es ist am besten, den Raum nicht mit Leuten zu füllen, die Angst vor den Auswirkungen des Verpassens haben. Je weniger, desto besser.

4. Nutzen Sie die Stärken der Leute

Nicht jeder in Ihrem Team passt in jedes Meeting. Einer der besten Tipps für produktive Meetings ist, sich darüber klar zu werden, an welchen Meetings Ihre Mitglieder teilnehmen sollten oder nicht. Das bedeutet, dass Sie bei der Einladung von Personen sehr wählerisch sein sollten. Wie wir bereits gesagt haben, laden Sie nur Mitglieder ein, die einen großen Beitrag leisten werden.

Berücksichtigen Sie auch ihre Stärken und Schwächen. Einige Mitglieder sind gut darin, Fakten zu präsentieren, während andere großartig im Brainstorming sind. Delegieren Sie Rollen mit Bedacht und berücksichtigen Sie dabei, welche Energie Sie während des Meetings wünschen.

Laut Best Essays geht es bei der Leitung eines produktiven Meetings nicht nur darum, Ihr Team zu motivieren oder zu inspirieren, sondern auch darum, seine Stärken zu nutzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass es harmonisch zusammenarbeitet. Wenn Sie dies nicht tun, sollten Sie am Ende ein großes Durcheinander erwarten.

5. Beenden Sie Meetings mit Verantwortlichkeiten und Handlungsschritten

Erinnern Sie sich, wie Ihr letztes Meeting war? Es ist sehr wahrscheinlich, dass es wertvolle Inputs, Gespräche und Erkenntnisse gab. Aber was geschah nach dem Meeting? Gab es klare Handlungsschritte oder sind Sie alle einfach auseinandergegangen?

Wie Superior Papers (UK) zusammen mit Top Dissertations berichtet, ist es wichtig, am Ende des Meetings etwas Zeit einzuplanen, damit die Teammitglieder ihre Gedanken und Erkenntnisse austauschen können. Dies stärkt die Zusammenarbeit und den Beitrag und stellt gleichzeitig sicher, dass jeder das Meeting mit einer klaren Perspektive verlässt.

Als Teamleitung liegt es in Ihrer Verantwortung, klare Handlungsschritte und Verantwortlichkeiten für alle in Bezug auf die im Meeting besprochenen Elemente festzulegen.

Bonus-Tipp: Halten Sie das Meeting im Stehen ab

Eine Studie besagt, dass Sitzungen im Sitzen tendenziell 34 % mehr Zeit in Anspruch nehmen als Stehungen. Wenn Sie regelmäßig Meetings abhalten, können Sie sich vorstellen, wie viel produktive Zeit jede Woche oder jeden Monat verschwendet wird.

Um Ihre Produktivität und Leistung zu verbessern, ändern Sie die Dinge, indem Sie Stehungen abhalten. Ihre Teammitglieder werden es zu schätzen wissen.

Beginnen und beenden Sie Ihre Meetings auch pünktlich. Warten Sie nicht auf Mitglieder, die sich nicht an die Zeit halten, um das Meeting zu beginnen. Auf die Nachzügler zu warten, ist eine weitere Möglichkeit, diejenigen zu bestrafen, die pünktlich angekommen sind. Wenn Sie Ihre Meetings pünktlich beginnen und beenden, werden Ihre Mitarbeiter Sie respektieren, indem sie pünktlich ankommen.

Fazit

Meetings werden nicht verschwinden. Sie sind für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, werden Ihre Meetings keine Zeitverschwendung mehr sein. Ihre Teammitglieder werden zusammenarbeiten und ihre Produktivität und Leistung verbessern. Wenn Sie Ihre Ziele erreichen, vergessen Sie nicht, die Fortschritte zu feiern.