Das faszinierende Zusammenspiel von menschlicher Psychologie und Projektmanagement

Es stimmt, dass die Ausführung die Visionen von Unternehmen in die Realität umsetzt. Larry Bossidy und Ram Charans Buch „Execution: The Discipline of Getting Things Done“ bestätigt dies. In der Softwarebranche bedeutet dies oft ein wirksames Projektmanagement. In der Regel werden ein Rahmenwerk und spezifische Methoden für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts befolgt. Während das Rahmenwerk und die Methoden für das Projektmanagement von zentraler Bedeutung sind, darf der menschliche Aspekt nicht außer Acht gelassen werden.

Denken Sie an ein Drupal-Projekt, das von einem Projektmanager geleitet wird. Er oder sie hat eine Mischung aus erfahrenen Mitgliedern und Neulingen im Team, die bei der schnellen Fertigstellung und dem rechtzeitigen Start der Drupal-Website helfen. Neben allem anderen ist hier der menschliche Faktor sehr wichtig. Die psychologischen Aspekte der Einzelpersonen, sowohl des Projektmanagers als auch der Teammitglieder, können der entscheidende Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts sein. Ihre Wahrnehmungen, Emotionen, Problemlösungsfähigkeiten, Entscheidungsprozesse usw. können einen enormen Einfluss auf die Art und Weise haben, wie ein Projekt gehandhabt und ausgeführt wird.

Kernkompetenzen im Projektmanagement

Projektmanagementmethoden umfassen technische und verfahrenstechnische Faktoren wie Umfang, Zeitplanung, Budgetierung, Qualitätssicherung, Risikomanagement, Kommunikation und Beschaffung. Und sie alle sind sehr gut etablierte Rahmenwerke. Aber es sind die Menschen, die den Kern des Projektmanagements bilden. In einer Studie mit dem Titel „Human factor skills of project managers derived from the analysis of the project management processes“ wird betont, dass nicht Ziele und Prozesse, sondern Menschen das Projekt erfolgreich machen.

Die Schaffung und Verwaltung des psychologischen Vertrags zwischen Führung und Team ist ebenfalls ein Muss. Projektmanager benötigen eine Reihe von Fähigkeiten, um ihr Bestes zu geben. Diese Fähigkeiten können im Modell „Eye of Competence“ zusammengefasst werden, wie in der Forschungsarbeit „The psychological contract and project management as a core competence of the organisation“ dargelegt. Sie sind:

• Technische Kompetenzen
• Verhaltenskompetenzen
• Kontextuelle Kompetenzen

Alle Fähigkeiten, die der Projektmanager in Bezug auf den Projektlebenszyklus benötigt (Initiierung, Planung, Ausführung, Steuerung, Abschluss), fallen unter technische Kompetenzen. Die persönlichen Kompetenzelemente von Projektmanagern wie Einstellung, Fähigkeiten und Verhalten fallen unter Verhaltenskompetenzen, die bei der Bewältigung verschiedener teambezogener Herausforderungen während des Projektlebenszyklus helfen. Die Ausrichtung des Projektmanagements an den organisatorischen Aspekten des Unternehmens fällt unter kontextuelle Kompetenzen.

Die Psychologie der Projektleitung

Brett Harned, Autor von „Project Management for Humans“, erinnert sich in einem der Kapitel an seine eigenen Erfahrungen in der Einzelhandelsbranche. Als Verkäufer wurde er angeregt, Verkäufe gegen Provision zu tätigen. Er erzählt von einem bestimmten Vorfall, als ein Paar in den Laden kam und ein Geschenk für ein Familienmitglied suchte. Sie begannen mit fünf Sonnenbrillen und entschieden sich für zwei davon. Da Brett den Verkauf abschließen wollte, aber die Person, die das Geschenk erhalten sollte, nicht kannte, teilte er alles mit, was er über die Sonnenbrillen wusste, von Fakten über die Brillen bis hin zu vielen albernen Fragen.

Schließlich entschieden sie sich für diejenige, auf die sie sich beide geeinigt hatten, und waren zufrieden damit. Sie dankten ihm für seine Hilfe bei der Entscheidungsfindung. Dieser Vorfall half Brett zu verstehen, was Kunden tatsächlich bei einer Kaufentscheidung hilft. Noch wichtiger ist, dass ihm Erfahrungen wie diese halfen, die Bedeutung des „menschlichen Faktors“ für den Erfolg von Unternehmen zu verstehen. In Unternehmen sind es die Menschen, die Projekte erschweren können, und es sind die Menschen selbst, die Projekte erleichtern können. Allzu oft wird die Rolle eines Projektmanagers zu der eines Moderators, da ein Teil der Aufrechterhaltung eines Projekts darin besteht, die Menschen auf Kurs zu halten.

Die richtige Analyse des menschlichen Faktors im Projektmanagement kann erfolgen, wenn wir wissen, wie der Entscheidungsprozess tatsächlich abläuft.

Um mit der Psychologie der Projektleitung zu beginnen, suchen Sie nach der objektiven Messung von Fähigkeiten und Kenntnissen, Fertigkeiten, Einstellungen, Persönlichkeitsmerkmalen und Bildungsabschlüssen mithilfe der psychometrischen Analyse. Hierfür können Myers Briggs oder ein Bewertungstool des McQuaig Institute hilfreich sein.

Emotionale Intelligenz (EI) ist ebenfalls ein wichtiges Element, das für Projektmanager berücksichtigt werden muss. Es ist im Grunde die Fähigkeit, die eigenen Emotionen und die anderer Menschen zu erkennen. HBR definiert sie wie folgt:

„Aus wissenschaftlicher (und nicht aus populärer) Sicht ist emotionale Intelligenz die Fähigkeit, die eigenen Emotionen und die anderer Menschen genau wahrzunehmen, die Signale zu verstehen, die Emotionen über Beziehungen senden, und die eigenen Emotionen und die anderer Menschen zu steuern. Sie umfasst nicht unbedingt die Eigenschaften (wie Optimismus, Initiative und Selbstvertrauen), die einige populäre Definitionen ihr zuschreiben.“

Daniel Goleman, Autor und Psychologe, erklärt, dass es fünf wichtige Komponenten der EI gibt:

• Selbstwahrnehmung
• Selbstregulierung
• Motivation
• Empathie für andere
• Soziale Kompetenzen

In dem Konferenzbeitrag Complex project management: towards a theory of cognition for ill-structured tasks sagt Michael Kilpatrick, dass die Hürden, auf die Projektmanager stoßen, tendenziell schlecht definiert und offen für verschiedene Interpretationen sind. Die Projektmanager müssen die interne Dynamik des Teams und der Stakeholder verstehen.

Darüber hinaus müssen wir verstehen, dass Projektmanagement sowohl kognitiv bewusst (geplante Aktivitätsformen) als auch kognitiv unbewusst (kritische Denkfähigkeiten) ist. Projektmanager benötigen also analytische, organisatorische, zwischenmenschliche und intrapersonelle Fähigkeiten.

Die menschliche Seite von Teammitgliedern und Projektmanagern

Beachten Sie die folgenden Punkte, um die höchste Produktivität Ihrer Teammitglieder zu erzielen und gleichzeitig deren geistiges und körperliches Wohlbefinden sicherzustellen:

Eliminieren Sie als Projektmanager die Verwendung des Begriffs „Ressourcen“

Teammitglieder als „Ressourcen“ zu bezeichnen, ist das Schlimmste, was Sie als Projektmanager tun können. Denn es geht nicht darum, Menschen nur zu benutzen, um Dinge zu erledigen. Es geht vielmehr darum, sie zu bitten, Probleme zu lösen, die in Ihren Projekten auftreten.

Als ich mit Projektmanagern und Scrum Mastern bei OpenSense Labs über dieses Thema sprach, verstand ich, warum der Begriff „Ressource“ überhaupt vorkommt. Sie stellten fest, dass bei mehreren Projekten, sowohl kleinen als auch großen, die vom Unternehmen durchgeführt werden, sie als Projektmanager auf Trab sein müssen, um eine ordnungsgemäße Teamarbeit und pünktliche Lieferungen sicherzustellen. Da sie zwischen einer Vielzahl von Projekten jonglieren und sich sehr auf Termine konzentrieren, haben sie eine Neigung gezeigt, ihre Teammitglieder als sogenannte Ressourcen zu betrachten. Bei so viel Trubel stimmen sie zu, dass es manchmal schwierig wird, die emotionale Seite eines Teammitglieds zu sehen, aber sie wissen selbst, wann es zu hektisch wird und es an der Zeit ist, eine persönliche Note einzubringen, damit sich alle wohlfühlen und es sich zur Aufgabe machen, die Aufgaben zu erledigen.

Wählen Sie als Teammitglied Produktdenken statt Projektdenken

Eine der größten Herausforderungen, vor denen Projektmanager (oder Organisationen) stehen, besteht darin, das Denken und die Kultur von einer Projektebene auf eine Produktebene zu heben. Der Fokus des Projektdenkens liegt auf der Lieferung. Dies können bestimmte Funktionen einer Webanwendung oder die Überarbeitung einer gesamten Website sein. Im Gegensatz dazu ermöglicht Ihnen das Produktdenken, sich auf das Ergebnis und nicht auf den Output zu konzentrieren.

Anstatt sich auf Zeitpläne und Termine zu konzentrieren, liegt der Schwerpunkt auf dem Ziel, das Sie erreichen wollen, oder der Aufgabe, die erledigt werden soll. Daher wird es viel schwieriger, zeitliche Beschränkungen für die Lieferung festzulegen, zumindest im Vorfeld. Unabhängig davon, wie wir dorthin gelangen, stellen wir sicher, dass wir das Ergebnis effizienter erreichen.

Die Projektmanager bei OpenSense Labs ermutigen ihre Teammitglieder, Produktdenken anstelle von Projektdenken zu nutzen. Sie haben beobachtet, dass es praktisch nicht möglich ist, Teammitglieder im Detail zu verwalten, wenn sie an mehreren Projekten beteiligt sind. Daher erwarten sie von ihnen, dass sie Reife zeigen und die anstehenden Aufgaben mit dem Produktdenkansatz angehen. Denn wenn sie sich nur auf die Ergebnisse konzentrieren und die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen, wird es auch für die Projektmanager immer schwieriger, das beste Ergebnis sicherzustellen. Sie möchten vielmehr, dass ihre Teammitglieder proaktiv an Aufgaben arbeiten und auch ihre eigenen einzigartigen Lösungen entwickeln. Und wenn die Projektmanager gestresst aussehen, wenn sich der Abgabetermin nähert, beruhigt es sie, wenn sie von mindestens einem ihrer Teammitglieder hören: „Wir kümmern uns darum, Kumpel“, da sie wissen, dass es eine gemeinsame Anstrengung gibt und nicht nur der Projektmanager engagiert und besorgt ist.

Stellen Sie sicher, dass das Team nicht überlastet ist, und verhindern Sie ein Burnout der Entwickler

Ihre Teammitglieder zu beschäftigen und an Aufgaben arbeiten zu lassen, ist eine heikle Angelegenheit. Sie müssen ein Gleichgewicht schaffen zwischen der Arbeitsmenge, die von Ihren Teammitgliedern übernommen wird. Dies ermöglicht es Ihnen, sich zuversichtlich zu Fristen für Projekte zu verpflichten, da Sie wissen, dass Ihr Team tatsächlich für die damit verbundenen Arbeiten zur Verfügung steht.

Kommunizieren Sie so viel wie möglich über die Personalbesetzung. In einer Organisation, die ständig mit Veränderungen zu tun hat, werden Sie wissen, dass dies ein schwieriges Ziel ist. Stellen Sie dennoch sicher, dass Sie dem Ressourcenmangel immer einen Schritt voraus sind. Ihr Team wird Ihre Bemühungen zum Schutz seines Berufs- und Privatlebens und seiner Work-Life-Balance zu schätzen wissen.

Nun, unsere Projektmanager haben immer gesehen, dass das psychische Wohlbefinden der Teammitglieder eine entscheidende Rolle für die langfristige Planung spielt. Ständige Kommunikation und Transparenz in den Gesprächen mit jedem einzelnen Mitglied darüber, wie er oder sie sich psychisch fühlt, hilft ihnen zu verstehen, ob sich eine Person überarbeitet oder überlastet fühlt oder nicht. Sie haben sie ermutigt, einen halben oder sogar einen ganzen Tag Urlaub zu nehmen, wenn sie sich aus irgendeinem Grund nicht gut fühlen. Sie haben sich auch darauf konzentriert, weniger erfahrenen Mitgliedern weniger kritische Aufgaben zuzuweisen, bevor sie ihnen die wichtigeren und komplexeren Aufgaben übertragen. Dies hat dazu beigetragen, dass ein Teammitglied in den Rängen aufsteigt, in seinem eigenen Tempo lernt und schließlich an unternehmenskritischen Aufgaben arbeitet, wenn es sich selbstbewusst genug fühlt.

Vernetzen Sie sich mit Ihrem Team

Die Zuordnung von Fähigkeiten zu Ihren Projekten ist eine ganz neue Aufgabe für sich. Die Vernetzung mit Ihrem Team und das Verständnis dafür, was es motiviert, ist entscheidend. Finden Sie heraus, welche Interessen Ihre Teammitglieder haben. Lernen Sie die Arbeit jedes einzelnen Teammitglieds kennen. Planen Sie bei sich ändernden Projektplänen, wie Sie die Zeit einer Person mit anderer Arbeit füllen. Wenn Sie die Leute bitten, Urlaube und Ferien im Voraus zu planen, können Sie im Voraus planen. Menschen sind an einem Tag gesund und munter und am nächsten Tag bettlägerig. Sie müssen also einen Notfallplan bereit haben.

Die Covid-19-Pandemie hat OpenSense Labs auf unterschiedliche Weise betroffen, und wir haben Wege gefunden, damit umzugehen. Wir haben sichergestellt, dass diejenigen, die sich mit dem Coronavirus infiziert haben, unbegrenzt Urlaub erhalten, damit sie sich erholen und wieder an die Arbeit zurückkehren können, wenn sie sich vollständig wohlfühlen. Vor allem ältere Menschen waren in dieser Zeit anfälliger. Und eines unserer Teammitglieder war sehr besorgt über den sich verschlechternden Gesundheitszustand seines Vaters, also haben wir dafür gesorgt, dass er etwas Zeit mit seinem Vater verbringen kann und die finanziellen Leistungen ohne Abzüge vom monatlichen Einkommen für seine lange Abwesenheit von der Arbeit erbracht werden. Wir haben auch festgestellt, dass die Neuverteilung von Aufgaben an bestimmte Personen ihnen in ihrem Lernprozess geholfen hat. Zum Beispiel haben wir denjenigen, die Frontend-Entwicklung lernen wollten, mehr Aufgaben im Zusammenhang mit HTML und CSS zugewiesen. Wir haben auch sichergestellt, dass wir niemanden anschreien oder in einem Gruppenanruf wegen mangelnder Produktivität demütigen. Einzelgespräche haben uns geholfen, Dinge richtig zu kommunizieren, die persönlichen Rückschläge einer Person zu verstehen oder zu erkennen, wie jemand mit seinen oder ihren ehebezogenen Diskussionen innerhalb der Familie nicht zufrieden ist. Und manchmal müssen Projektmanager, die gleichzeitig an mehreren Projekten beteiligt sind, aus verschiedenen Gründen mit verärgerten Kunden umgehen, und unsere Teammitglieder verstehen das. Wenn der PM nicht an einem Meeting mit einem Kunden teilnehmen kann, gibt eines der Teammitglieder die Zusicherung, für ihn oder sie einzuspringen.

Hier erfahren Sie, wie OpenSense Labs während der Covid-19-Pandemie auf Remote-Arbeitsumgebungen umgestiegen ist.

Betrachten Sie die Stakeholder als Entscheidungsträger

Es ist von größter Bedeutung zu verstehen, dass niemand formell ausgebildet wird oder irgendwo gelehrt wird, ein guter Kunde, Stakeholder oder Projektsponsor zu sein. Aber es ist nicht so, dass sie nicht wissen, wie es geht. Sie wissen, dass sie höflich und nett zu einem Projektmanager sein müssen. Das muss ihnen nicht mit irgendwelchen Mitteln eingetrichtert werden. Was am wichtigsten ist, ist, dass sie am Ende des Tages auch Menschen sind und ihre Emotionen zeigen, während sie an mehreren Projekten mit mehreren Personen gleichzeitig arbeiten. Das Leben als Kunde kann schwierig sein. Als Projektmanager müssen Sie ihnen helfen, ihre Zeit angemessen zu planen und richtig zu kommunizieren.

Oftmals müssen unsere Projektmanager mit frustrierten Kunden umgehen. Nicht wegen irgendwelcher Probleme mit unserer Arbeit. Sondern aufgrund der Tatsache, dass der Chef des Kunden Druck auf ihn oder sie ausüben und nach einem Update zu einigen der wichtigsten Aufgaben fragen würde. Unsere PMs müssen ihre Emotionen verstehen und die Dinge so kommunizieren, dass ein gegenseitiges Verständnis für das emotionale Wohlbefinden des anderen besteht. Wir haben auch besonderen Wert darauf gelegt, verschiedene Aufgaben viel früher als die Fristen zur Zufriedenheit des Kunden zu erledigen, auch wenn es nicht so dringend war. Und es gab einen Fall, in dem einer unserer neuen Mitarbeiter über einen Monat lang keine Aufgabe erledigen konnte. Aber unser Projektmanager kommunizierte dies entsprechend mit den Kunden, da er sah, dass der Mitarbeiter Absichten zeigte, und gab ihm genügend Zeit und Raum, um zu beweisen, dass er mit der Lieferung beginnen kann. Seine täglichen Aufgaben wurden intern überwacht und verwaltet, und es hat schließlich funktioniert. Manchmal müssen wir uns mit einer Situation auseinandersetzen, in der ein Mitarbeiter, der lange gearbeitet und alles für den Erfolg des Projekts gegeben hat, plötzlich seine Familienkrise bewältigen muss, wenn sich das Projekt dem Ende nähert. Wir haben uns immer bemüht, in solchen Situationen Mitgefühl zu zeigen und unseren Mitarbeitern jede Hilfe zu leisten, die wir können. Unsere Projektmanager haben solche Situationen einvernehmlich mit den Kunden besprochen, um herauszufinden, ob sie die Frist auf einen anderen Termin verschieben oder einen anderen Mitarbeiter an seiner Stelle einsetzen können.

Sobald Sie die Bedeutung des menschlichen Faktors im Projektmanagement verstanden haben, ist es an der Zeit, Ihr nächstes Drupal-Entwicklungsprojekt richtig zu starten, zu lernen, wie Sie komplexe Drupal-Projekte handhaben, und zu verstehen, warum Sie Drupal für eine reibungslose Webentwicklungserfahrung wählen sollten.

Fazit

Die Technologie wird sich immer weiterentwickeln und die Methoden ändern, mit denen Projekte abgeschlossen werden. Auch die Projekte selbst werden sich in Art und Umfang immer wieder verändern. Was ändert sich nicht? Der menschliche Faktor. Ethisches Verhalten, Rücksichtnahme auf andere, Kommunikationsprinzipien und das Streben nach Wissen und Exzellenz sind einige Beispiele für diese unveränderlichen Elemente. Es ist wichtig, Wege zur Optimierung der menschlichen Interaktion zu erlernen und zu praktizieren, um Vertrauen aufzubauen und effizient mit Teammitgliedern, internen und externen Stakeholdern sowie Einzelpersonen in Autoritätspositionen zu interagieren. All diese Überlegungen werden letztendlich den Weg für ein effizientes Projektmanagement ebnen.