Kapazitätsplanung: Alles, was Sie wissen müssen

Kapazitätsplanung ist der Prozess, bei dem Organisationen oder Teams die verfügbaren Mitarbeiterstunden mit den Anforderungen eines Projekts oder Programms abgleichen.

Genauer gesagt bedeutet Kapazität hier die maximale Arbeitsmenge, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden kann. Und in diesem Zusammenhang ist "Planung" die Festlegung von Mitarbeiterstunden im Verhältnis zu einer festen oder erwarteten Arbeitsmenge.

 

Kapazitätsplanung kann Ihnen helfen, Ihre Ressourcenausgabe um ein Vielfaches zu steigern.

Was bedeutet das für verschiedene Personen?

Für die Personen, die Projekte leiten, kann es Folgendes bedeuten:

Verfügbare Ressourcen in der richtigen Menge auf Projekte zu verteilen und bei Bedarf auch mehr anzufordern.

Hinzufügen, Aktualisieren und Entfernen von Ressourcenanforderungen für Ressourcen, je nachdem, was das Projekt zulässt. Die Kapazitätsplanung für die Ressourcen kann stunden-, tages-, monats- oder wochenweise erfolgen.

Für den Ressourcen-/Portfoliomanager

Kapazität und Bedarf analysieren. Ressourcen über mehrere Projekte hinweg verlagern und die von Projektmanagern geäußerten Bedürfnisse bewerten, Ressourcenanforderungen genehmigen oder ablehnen, je nach den besten Interessen des Unternehmens.

Ressourcen direkt verschiedenen Projekten zuweisen, basierend auf ihrer Arbeitskapazität und allgemeinen Auslastung bei der Arbeit und den gegebenen Aufgaben.

Ressourcenauslastungsprognosen für Projekte erstellen, die sich in der Pipeline des Unternehmens befinden.

Der Lebenszyklus der Kapazitätsplanung:

Um Ihnen die Sache zu erleichtern:

Definieren Sie Ressourcengruppen - Die Definition eines Pools von Ressourcen, die einem bestimmten eingehenden Projekt oder einer bestimmten Art von Projekt zugeordnet werden können, sollte im Voraus erfolgen. Dies steht in engem Einklang mit Ihren Unternehmenszielen.

Richten Sie primäre Gruppen und Benutzer ein - Halten Sie immer eine Gruppe von Personen bereit, die für eine bestimmte Kategorie von Projekten zuständig sind. Weisen Sie die Rolle des Ressourcenmanagers einer Person zu, die für die Verschiebung oder Zuweisung von Ressourcen, Kapazitätsprüfungen und die individuelle Ressourcenbandbreite zuständig sein soll.

Was ist das Endziel der Kapazitätsplanung?

Ordnungsgemäße Ressourcenauslastung und minimale Zeitverschwendung im laufenden Betrieb bei gleichzeitiger Erbringung von herausragenden Leistungen in Bezug auf Qualität und Qualität für das dienstleistungsorientierte Unternehmen. Das oberste Ziel der Kapazitätsplanung ist es, das aktuelle und zukünftige Anforderungsniveau bei minimaler Verschwendung zu erfüllen. Die drei Arten der Kapazitätsplanung, die auf dem Ziel basieren, sind Lead-Kapazitätsplanung, Lag-Strategieplanung und Match-Strategieplanung.

Wie man die Faktoren und Praktiken, die helfen, strategisch durchdenkt:

Ihre Ressourcenverfügbarkeit, die Liefergegenstände Ihres Unternehmens, als Dienstleistung oder Produkt, und Ihre Fähigkeit, Ihre Ressourcen produktiv zu handhaben. All diese Faktoren bringen Ihre Kapazitätsplanungsprognose zusammen und sollten mit Hilfe von Ressourcenoptimierungstechniken durchdacht werden, wie z.B.:

• Agile - Agile Softwareentwicklung bezieht sich auf eine Gruppe von Softwareentwicklungsmethoden, die auf iterativer Entwicklung basieren, bei der sich Anforderungen und Lösungen durch die Zusammenarbeit zwischen selbstorganisierenden, funktionsübergreifenden Teams entwickeln.
• Scrum - Scrum ist eine Untermenge von Agile. Es ist ein leichtgewichtiges Prozessframework für die agile Entwicklung und das am weitesten verbreitete.
• Jira (Tool) - Jira ist ein Projektmanagement-Tool, das verwendet wird, um die Transparenz für alle Projektbeteiligten zu gewährleisten.
• RACI - Dieses Akronym 'RACI' steht für die vier Rollen, die Stakeholder in jedem Projekt einnehmen, unabhängig von seinem Umfang. Die RACI-Matrix ist eine Verantwortlichkeitsmatrix, die jede Aufgabe, jeden Meilenstein oder jede wichtige Entscheidung abbildet, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist, und zuweist, welche Rollen für jeden Aktionspunkt verantwortlich sind, welches Personal rechenschaftspflichtig ist und, falls erforderlich, wer konsultiert oder informiert werden muss.

Welche Faktoren werden bei der Strategie jeder Kapazitätsplanung genau berücksichtigt; vielleicht langfristig oder kurzfristig.

• Ihre Arbeitskultur und Dynamik innerhalb von Teams und Projektbeteiligten.
• Ihr Geschäftsbereich oder Ihre Dienstleistungen
• Anzahl der Projekte, die Sie bei voller Teamkapazität unterbringen können
• Anzahl der Ressourcen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen.
• Dauer der Projekte und der Return on Investment.

Über Engpässe und kritische Pfade

Was kann ein Engpass sein? Ein einfacher Teil eines Prozesses, der im Vergleich zu den übrigen Prozessen eine relativ begrenzte Kapazität aufweist, was letztendlich die Kapazität des Gesamtprozesses reduziert. Es kann sich um einen bestimmten Ressourcenpool, einen bestimmten Entscheidungsträger oder einen bestimmten Bereich handeln.

Das Rechnen mit Zahlen oder die beratende Analyse? Bei klar definierten Prozessen sollten sich Verzögerungen bemerkbar machen.

Die Bearbeitung dieser Probleme wird Ihre Kapazitätsplanung mit der Zeit immer effizienter machen. Die Beseitigung Ihrer Engpässe ist das Erste, was Sie tun sollten. Die Beseitigung oder Verbesserung des Durchsatzes in Ihren Engpässen wird wahrscheinlich die größten Auswirkungen auf Ihre Kapazität haben, und zwar auf zwei Arten: Entweder wird die Ressourcenproduktivität drastisch verbessert oder die Projekte werden pünktlich abgeschlossen.

Das Verständnis der Prozesse, die Ihr Unternehmen von Anfang bis Ende durchlaufen können, kann aufdecken, wie sich Prozesse überschneiden und Ressourcen gemeinsam nutzen. Eine Methode hierfür ist der kritische Pfad, d. h. die längste Abfolge von Aktivitäten, die rechtzeitig abgeschlossen sein müssen, damit das Projekt bis zum Fälligkeitstermin abgeschlossen werden kann.

Stellen Sie sicher, dass Sie Projektdaten sammeln und organisieren

Zuerst erfassen Sie alle Projekte mit den wesentlichen Informationen in einer zentralen Datenbank. Dies erfordert Details wie:

• Name des Projekts
• Wer ist der Projektmanager?
• Gibt es Sponsoren für das Projekt?
• Projektstart / Initiierung
• Projektabschluss / Übergabe oder Wissenstransfer.
• Einige Ampelindikatoren für den Status und LKW-Indikatoren.

Wenn Sie dies nicht richtig machen, kann es sehr schwierig sein, sicherzustellen, dass Sie fundierte Entscheidungen treffen, und es wird zu einer schlechten Organisation der Ressourcen führen und immer die Bewegung von Sprints behindern.

Tatsächlich verfügbare Ressourcen identifizieren

Es wäre nicht sinnvoll, jede Ressource einzeln zu analysieren, sondern es ist sinnvoll, sicherzustellen, dass es nicht sinnvoll ist, das Projekt und den Output des Teams in dem jeweiligen Projekt zu analysieren. Obwohl dies wünschenswert wäre, wäre es zu viel Aufwand.

Es ist auch nicht ratsam, die Gesamtkapazität aller Mitarbeiter in einem Diagramm darzustellen. Die Mitarbeiter verfügen über unterschiedliche Fähigkeiten, die Sie nach Bedarf einsetzen müssen.

Der einzige Weg, wie Sie Ressourcen tatsächlich identifizieren können, besteht darin, sie in einen Pool von Fähigkeiten einzuordnen und dann ihre Auslastung in verschiedenen Projekten zu überprüfen. Dies wird Ihnen helfen, sie zu identifizieren und Projekten sinnvoll zuzuordnen.

Der Rest

Erste Aufgabe: Etablieren Sie alle Legacy-Prozesse klar mit dem entsprechenden Personal, von der obersten Führungsebene über die Teamleiter, Abteilungsleiter und Projektmanager bis hin zum PMO.

Zweitens, sorgen Sie immer für vollständige und aktuelle Projektdaten und priorisieren Sie Ihre Projekte unter absoluter Einbeziehung des Managements.

Drittens, treffen Sie sich regelmäßig mit den Stakeholdern und dem eingesetzten Team, um sicherzustellen, dass es sehr stark mit den Erwartungen auf beiden Seiten übereinstimmt.

Versuchen Sie immer, konsolidierte und bevorstehende unvorhergesehene Anforderungen und die gesamte Team-Bandbreite zu identifizieren. Identifizieren Sie unterbeschäftigte und überlastete Teams, um immer ein Gleichgewicht auf beiden Seiten des Projekts zu erhalten. Dies wird dazu beitragen, die Produktivität nicht zu beeinträchtigen.

Darüber hinaus haben Sie zwei weitere wichtige Parameter kennengelernt. Diese können für eine erfolgreiche Ressourcenkapazitätsplanung im Projektmanagement sorgen. Sie können sich jederzeit an uns wenden, um sich zu den oben genannten Praktiken beraten zu lassen, und wir können Ihrem Team auch helfen, wenn es wenig Bandbreite hat.