Tipps für eine erfolgreiche ECM-Einführung

Angesichts des enormen Anstiegs von Informationen und Daten ist die Notwendigkeit eines Enterprise Content Managements (ECM) und der dazugehörige Markt eine Diskussion wert. Das oberste Ziel beim Einsatz von Content-Management-Systemen in Unternehmen ist die Schaffung von Workflows und die Verbesserung der Effizienz in weitverzweigten Organisationen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern.

CMS vs. ECM

Ein Content-Management-System (CMS) wird im Allgemeinen verwendet, um Inhalte mithilfe von Web- und IP-Technologien einheitlich zu erstellen, zu verwalten und zu veröffentlichen.

Ein ECM hingegen ist eine komplexe Software, die zum Verwalten, Speichern, Erfassen und Bereitstellen von Dokumenten und zugehörigen Inhalten gemäß den Anforderungen in den gesamten Organisationsprozessen verwendet wird. Ein ECM unterstützt die Organisation bei der Strukturierung der zusammengefassten Informationen und macht sie den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen für Geschäftszwecke zugänglicher.

Hier sind einige Faktoren, die den vermehrten Einsatz von ECM-Systemen vorantreiben:

Der zunehmende Kampf um die effektive Verwaltung, Zusammenarbeit und Nutzung der riesigen Mengen an Dokumenten und Daten hat Unternehmen dazu veranlasst, eine erfolgreiche ECM-Implementierung zu planen. Unternehmen wollen das Informationsmanagement rationalisieren und höchste betriebliche Effizienz erreichen.

Grund 1 – Produktivitätsverlust und verschwendetes Geld

Die IDC & Butler Group hat herausgefunden, dass Wissensarbeiter durchschnittlich 8,8 Stunden pro Woche oder sogar mehr damit verbringen, die richtigen Informationen zu finden. Jedes Unternehmen kann dies in Zahlen ausdrücken, indem es seine Belegschaft, die Gehaltsabrechnung und die Arbeitsstunden zusammenrechnet.

Angenommen, Unternehmen X beschäftigt 500 Wissensarbeiter zu einem CTC von 70.000 Dollar pro Jahr, dann kostet das Unternehmen 8,8 Stunden pro Woche 13.209 Dollar pro Jahr pro Mitarbeiter. Das macht 6.604.500 Dollar pro Jahr, die im Sande verlaufen.

Dieses Ausmaß an innerbetrieblicher Ineffizienz kann die Mittelabflüsse drastisch erhöhen, die im Übrigen ungenutzt bleiben.

Grund 2 – Skalierung der Opportunitätskosten

Diese Kennzahl ist schwieriger zu quantifizieren als die vorherige, aber jedes Unternehmen häuft eine Menge Opportunitätskosten an, wenn die Mitarbeiter Zeit damit verbringen, Informationen von ihren Kollegen zu sammeln, oder wenn sie Zeit damit verbringen, an einem Dokument zu arbeiten, das bereits bearbeitet wurde.

Hypothetisch:

Umsatz pro Mitarbeiter: 500.000 Dollar pro Jahr oder 240 Dollar pro Stunde
Berechnung der Opportunitätskosten: 1.000 Mitarbeiter x 50 % fehlgeschlagene Suchen x 240 Dollar/Stunde x 2,5 Stunden Suche.

In der obigen Berechnung gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen 1000 Mitarbeiter beschäftigt und diese jeden Tag Informationsrecherchen durchführen, von denen nur 50 % erfolgreich sind. Wenn der Stundenlohn des Unternehmens für jeden Wissensarbeiter 240 Dollar beträgt, verbringen die Mitarbeiter jeden Tag 2,5 Stunden mit der Suche. Das macht die Opportunitätskosten zu 300.000 Dollar pro Woche, was sich auf mehr als 15 Millionen Dollar pro Jahr beläuft.

Fazit: Die Opportunitätskosten für ein Unternehmen mit 1.000 Wissensarbeitern belaufen sich auf etwa 300.000 Dollar pro Woche oder mehr als 15 Millionen Dollar pro Jahr.

Die Skalierung der Opportunitätskosten ist einer der wichtigsten Gründe für die Einrichtung von ECM-Systemen durch Unternehmen.

Grund 3 – Mangelnde Business Fluency.

Ohne ein gut in ein Unternehmen integriertes ECM-System mangelt es der Geschäftskontinuität an Fluency. Oft sitzen Mitarbeiter auf der Bank und warten auf Informationen von einem Kollegen oder Vorgesetzten. Dies behindert das Wachstum eines jeden Projekts und verschlechtert sogar das Gesamttempo.

Wenn Informationen für alle verfügbar sind, würde dies die Entscheidungsfindung von Personen beflügeln, die in Projekte oder mit Kunden vertieft sind. Dinge wie Cross-Selling und Up-Selling würden viel planmäßiger durchgeführt.

Grund 4 – Storage hilft nicht den Betriebskosten

Papierprotokolle benötigen immer mehr Platz. Im Falle eines gut implementierten ECM benötigen Sie keine Lagerräume für Akten/Papierstapel. Die Lagerung mag keinen großen Teil Ihres Jahresbudgets ausmachen, aber die Kosten für den Betrieb, die Wartung und die Verwaltung der Lagerung sind es. Sie könnten diese Lagerräume für andere Freizeit- oder Besprechungszwecke nutzen. Es gibt einige unsichtbare Kosten im Zusammenhang mit der Lagerung, wie z. B. Behälter, Akten, Wartung, ordnungsgemäße Anordnung, Sicherheit usw.

Der richtige Weg zur Implementierung eines ECM

1. Bauen Sie Ihre Informationsarchitektur vor allem anderen auf. Punkt.

Die Informationsarchitektur (IA) konzentriert sich auf die effektive und nachhaltige Organisation, Strukturierung und Kennzeichnung von Inhalten. Das Endziel der Entwicklung einer Informationsarchitektur ist die Erleichterung der Benutzerinteraktion. Es ist wichtig zu wissen, wie die Legosteine zusammenpassen, um eine größere Skulptur zu schaffen, und wie die Legosteine innerhalb des Systems zusammenhängen.

Um das Benutzerverständnis und die Benutzerinteraktion zu vereinfachen, ist eine Informationsarchitektur von entscheidender Bedeutung. Sie wollen immer, dass die Lernkurve kurz und knackig ist. Ohne eine Informationsarchitektur würden sich die Mitarbeiter sehr schwer damit tun, das System zu verstehen, und sie müssten auch mehrere Lektionen durchlaufen – vom Erlernen des Systems über den Zugriff auf Dokumente bis hin zur Zusammenarbeit.

Mit einer Informationsarchitektur sind zahlreiche Ebenen des Informationsmanagements zusammen mit ihren Funktionalitäten als Dienstleistung zugänglich. Unabhängig von der Größe des Informationsbestands ist es immer der beste Ansatz, eine solche zu haben.

 

2. Legen Sie eine Strategie und einen Rahmen fest, die zu Ihrem Unternehmen passen.

Um eine zentralisierte ECM-Strategie festzulegen, müssen Sie die IA ganzheitlich betrachten und herausfinden, welche Technologien am besten geeignet sind, um den Prozess und die Entwicklung des ECM weiter voranzutreiben. Sie stellt die erforderliche ECM-Funktionalität im gesamten Unternehmen mit so wenigen Tools wie möglich bereit, zentralisiert den Support und maximiert den ROI.

Einige wichtige Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:

• Können Sie den gesamten Workflow mit einer einzigen Produktreihe abwickeln oder benötigen Sie mehrere Suiten, um die Anforderungen zu kanalisieren?
• Welches bestehende Geschäftsproblem soll das ECM lösen?
• Was könnte nach der ECM-Implementierung passieren? Welchen Wartungsaufwand würde es erfordern?
• Wie oft benötigen wir ein Upgrade, um Probleme zu beheben?

3. Planen Sie den Umfang im Voraus

Nach der Festlegung der Strategie sollten Unternehmen die Entwicklung ihres ECMS im Laufe der Zeit schätzen oder ungefähr vorhersehen. Welche Herausforderungen wird es im Moment bewältigen und wie wird es mit Anforderungen umgehen, die sich in der Zukunft entwickeln?

Einige Beispielfragen, die sich stellen sollten, sind:

Wie hoch können die Kosten für die Instandhaltung sein, wenn die Datenbank wächst, und was kann sich das Unternehmen für 1, 2 oder 3 Geschäftsjahre leisten?

Welche Upgrades werden in der Zukunft benötigt, wenn neue Probleme und Technologien auftauchen?

4. Beraten Sie sich mit Anbietern und planen Sie die Vorab- und versteckten Kosten ein.

Sie sollten alle Arten von Kosten berücksichtigen, die mit der Implementierung einer kundenspezifischen ECM-Lösung verbunden sind. Einige Gemeinkosten nach der ECM-Implementierung können manchmal erstaunlich sein, und Sie sollten sich über alle Worst-Case-Szenarien im Klaren sein.

Wenn die Kosten im Voraus geplant werden, wird die Entscheidungsfindung einfacher und unternehmensfreundlicher. Unsere Erfahrung mit ECM-Implementierungen hat uns in die Lage versetzt, den Umfang jedes ECM-Projekts abzuschätzen. Wir können Ihnen jederzeit bei der Schätzung von Kosten unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensgröße behilflich sein.

5. Erkennen Sie die Funktionssuite an

Die Funktionen, die Sie möglicherweise benötigen, hängen stark von der aktuellen Größe Ihres Unternehmens und auch davon ab, welchen Geschäftsprozess Sie erleichtern möchten. Hier sind einige Must-haves, um Ihnen einen Vorsprung zu verschaffen:

Suchfunktion – Das ECM sollte über eine erweiterte Suchfunktion für komplexe Suchen von Personen innerhalb der Organisation verfügen. Dies ist eine recht grundlegende Funktion, aber ohne sie kann man nicht nach den notwendigen Dokumenten suchen, ohne viel Zeit zu verschwenden.

Metadatenklassifizierung und Taxonomien – Jedes ECM sollte automatisierte oder manuelle Metadatenwerte für alle Formen verfügbarer Inhalte bereitstellen.

Kontinuierliche Versionierung – Alle Dateien im gesamten Content-Repository sollten mit den neuesten Versionen aktualisiert werden und die Echtzeit-Versionierung unterstützen, wenn sie geändert oder archiviert werden. Dateien sollten auch automatisch vom System verfolgt werden.
 
Content Rendition – Das System sollte in der Lage sein, Dokumente in andere Formate wie XML, CSV, PDF, HTML und auch Auflösungsformate für Mediendateien umzuwandeln.

Unterstützung für zusammengesetzte Dokumente – Jedes kleine Dokument sollte an ein größeres oder übergeordnetes Dokument angehängt oder mit diesem gekoppelt werden können. Dies wird dazu beitragen, die Dokumente, die in dieselbe Kategorie fallen, besser zu gruppieren.
 

Datenextraktion und -klassifizierung – Inhalte sollten über mobile Geräte mithilfe von Scannern erfasst werden können, oder die Erfassung kann an einem zentralen Ort im Unternehmen erfolgen. Nach der Extraktion sollte es auch in der Lage sein, die extrahierten Daten zur weiteren Vereinfachung der Verwendung im gesamten System zu klassifizieren.

Nach Abschluss der Erfassung sollte das System in der Lage sein, Formulare zu erkennen und Daten aus allen Feldern zu extrahieren und sie unter Einhaltung der regulatorischen Geschäftsregeln und der Klassifizierung an relevante Geschäftsprozesse weiterzuleiten. Darüber hinaus sollte es auch in der Lage sein, dem extrahierten Dokument den richtigen Satz von Metadaten zuzuweisen, damit es von Mitarbeitern innerhalb der Organisation wiederverwendet werden kann.

7. Auswahl des Anbieters

Jetzt sollten Sie auf eine Anbieter-Einstellungs-Tour gehen, Angebotsanfragen starten, Angebote einholen, deren Hintergrund und Erfahrung bei der Bereitstellung von ECM-Lösungen überprüfen. Sie sollten sich nach dem Umfang der verfügbaren Schulungs- und Ausbildungsmaterialien (sowohl online als auch persönlich) erkundigen. Ob globaler Support verfügbar ist oder nicht. Ob die Organisation in der Lage ist, Probleme innerhalb der Software zeitnah und organisiert zu beheben. Und ob die Fachexperten in jeder Phase des Produkts verfügbar sind.

All diese Punkte sollten Ihnen helfen, den richtigen Anbieter für Ihr ECM-Projekt zu finden. Der finanzielle Aspekt der Dinge steht jedoch an zweiter Stelle.

8. Stellen Sie die notwendige Hardware sicher

Von der Platzierung der Scanstationen bis hin zu den Erfassungspunkten und allen anderen zugehörigen physischen Geräten an den richtigen Stellen wird sich dies tiefgreifend auf die betriebliche Effizienz auswirken. Sie müssen die Hardwareanforderungen im Voraus ermitteln und bereitstellen.

Der Standort von Dokumentenscannern, Druckern und Bilderfassungsgeräten sollte gut durchdacht sein. Im Falle von improvisierten Setups kann es für einige Mitarbeiter äußerst unbequem sein, die Scanner zu erreichen, und sie werden sich möglicherweise mehr anstrengen, um die Dinge zu erledigen.

9. Implementieren und schulen

Die Schulung der Mitarbeiter ist äußerst wichtig, da Sie nicht wollen, dass sie sich über einen Schritt-für-Schritt-Prozess wundern oder dass sie Fehler machen, wenn es um offizielle Verfahren geht. Schulungen können Ihnen helfen, diese potenziellen Missgeschicke zu beseitigen. Sie sollten nicht nur ein Handbuch oder eine Anleitung für das System erhalten, sondern ihre Vertrautheit mit dem System sollte von Experten kontinuierlich überprüft werden.

Eine weitere wichtige Sache bei der Implementierung und Schulung für Hardware ist, dass Sie deren Input zur Hardware einholen, ist sie einfach genug zu bedienen, macht sie manchmal Probleme usw.? Wenn diese Dinge nicht in Echtzeit geklärt werden, finden die Mitarbeiter möglicherweise Wege, die Hardware für die Nichterfüllung einer ihnen zugewiesenen Aufgabe verantwortlich zu machen. Dies wird sich wiederum negativ auf das Gesamttempo jeder Initiative oder jedes Projekts auswirken.

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind und nicht mehr als ein Wissensmanagementsystem benötigen, sollten Sie sich alles über Vardoc ansehen.

Schlusswort

Ob Sie ein Upgrade auf Ihr aktuelles ECM-System in Erwägung ziehen oder das aktuelle System durch ein neueres ersetzen, es gibt viele wichtige Kriterien bei der Auswahl oder dem kundenspezifischen Aufbau eines neuen ECM. Die obigen Tipps werden Sie auf diese große Investition vorbereiten, die sich immer auszahlt. Für weitere Fragen können Sie uns jederzeit unter [email protected] erreichen. Wir können uns zusammensetzen, um Anforderungen zu sammeln und die am besten geeignete Lösung für Sie zu entwickeln.