Ihr RFP kann großartig sein: Achten Sie auf folgende Punkte:

Jede Ausschreibung (RFP) repräsentiert Ihr Unternehmen, und die Erstellung eines guten Angebots ist anspruchsvoll. Es ist wirklich herausfordernd, sich dabei immer sicher zu fühlen. Gute Angebote sind selten auf Anhieb perfekt. Sie legen den Grundstein für eine hervorragende Arbeitsbeziehung zwischen den beiden Parteien. 
Wo können Sie Ihre Antworten verbessern?

1. Eine überzeugende Management-Zusammenfassung

Dieser Abschnitt ist recht unkompliziert. Er ist eine Vorstellung Ihres Unternehmens, Ihrer Werte und ein Überblick über das Projekt, für das Sie Angebote einholen. Eine Management-Zusammenfassung hat im Grunde nichts mit Produktpräsentation zu tun, sondern alles mit einem überzeugenden Verkaufsargument. Sie ist weit mehr als ein Abstract, das lediglich den Rest des Dokuments vorstellt. 

Hier ist ein Beispiel für eine Management-Zusammenfassung: 

2. Über Ihr Unternehmen und dessen Hintergrund

Was Ihr Unternehmen tut und wo. Wie kann das aktuelle Portfolio der ausschreibenden Organisation bei den gesuchten Dienstleistungen helfen? Informieren Sie sie über alles Wissenswerte, wie Teamgröße und Ressourcen zur Unterstützung des Projekts, wie im folgenden Beispiel:

3. Wie können die Projektziele erreicht werden?

Wie würden Sie das Projekt angehen? Können Sie im Falle einer kritischen Situation oder eines Notfalls bessere Ressourcen bereitstellen? Wie können Sie es optimieren, wie können Sie die vorgeschlagenen Zeitpläne einhalten? Wie viel Aufwand wird es erfordern, bestimmte Meilensteine zu erreichen? Beantworten Sie all diese Fragen im Hinblick auf die Projektziele und lassen Sie keine Fragen offen. 

4. Geben Sie immer Empfehlungen ab

Empfehlungen sind entscheidend für Ihre etablierte Nische in der Branche, und Empfehlungen helfen Ihnen, eine Grundlage zu schaffen, um Ihre Dienstleistungen weiter anzubieten und die Fähigkeiten Ihres Teams zu beweisen. 

5. Der technische Lösungsansatz 

Es ist ziemlich offensichtlich, dass, wenn eine Organisation eine Ausschreibung (RFP) veröffentlicht, immer noch ein zugrunde liegendes Problem besteht, das sie angehen möchte. Um Ihr Fachwissen und Ihre Kompetenz darzulegen, sollten Sie eine kurze Beschreibung der Lösung liefern, die ihren Bedarf auf die wirtschaftlichste und logischste Weise innerhalb der von ihnen festgelegten Zeitrahmen erfüllt. Legen Sie besonderen Wert auf den technischen Lösungsansatz und lassen Sie ihn als den besten Teil Ihrer Antwort erscheinen; versuchen Sie einfach, ihn hervorzuheben, er sollte klar und deutlich sein. 

6. Wer ist das Team und welche Rolle spielt es?

Das gesamte Team, das für das Projekt eingesetzt werden soll, muss in der Antwort selbst transparent gemacht werden: deren Zertifizierungen, Fachkenntnisse, Erfahrungen, Details, wie lange Sie deren Dienste in Anspruch nehmen, ob es sich um vertragsbasiertes Outsourcing oder um Ihr internes Personal handelt. Je besser Ihre Erklärung und Ausführung zum Profil und den Leistungen des Teams als Ganzes ist, desto größer sind Ihre Chancen, ihre gebührende Aufmerksamkeit zu gewinnen; sie möchten immer wissen, mit wem sie zusammenarbeiten werden. 

7. Können Sie den Leistungsumfang und die Lieferobjekte termingerecht erfüllen?

Es ist wichtig, dass Sie so klar wie möglich darlegen, was das Projekt umfassen soll und welche Erwartungen Sie an die Arbeit haben. Dieser Abschnitt Ihrer Ausschreibung (RFP) sollte der ausführlichste sein (was bedeutet, dass er der längste sein wird).  

8. Wie planen Sie, das Projekt umfassend zu managen?

Setzen Sie einen internen Projektmanager ein? Diese Dinge sind äußerst wichtig. Potenzielle Kunden werden entweder Projektmanager einsetzen oder Sie bitten, einen zu stellen. Denn sie können es sich nicht leisten, dass Dinge aus dem Ruder laufen, da das Projekt sehr kritisch sein könnte. Geben Sie ihnen einen Einblick in Ihre allgemeine Projektmanagementpraxis, wie zum Beispiel:  

• Erwähnen Sie, dass Sie die Agile Entwicklungsmethodik und Scrum-Prinzipien als Methode für die Projektentwicklung und das Prototyping verwenden.  
• Wie leiten Sie im Allgemeinen die Entwicklung und das Engagement ein und stellen die Ressourcen, den Projektplan und den Zeitplan vor?  
• Erläutern Sie die von Ihnen verwendete Produktsuite – Der Projektplan und die Aufgaben werden dann in JIRA eingegeben – das Projektmanagement-Tool, das zur Projektverfolgung verwendet wird. Unsere JIRA-Praktiken stellen sicher, dass wir wirksame Schutzmaßnahmen für ein ordnungsgemäßes Risikomanagement und die Projektintegrität haben.  
• Geben Sie einen kurzen Überblick über den ambitionierten Plan, den Sie im Sinn haben – Gemäß dem Zeitplan ist das Projekt in Sprints unterteilt – eine Sammlung von Aufgaben, die innerhalb von 2 Wochen abgeschlossen werden sollen. 
• Informieren Sie sie über Ihre Kommunikationshäufigkeit – Dann wird ein gemeinsames Zeitfenster festgelegt und ein regelmäßiger Abstimmungsanruf geplant, um regelmäßige Updates zu geben und den Fortschritt zu teilen. 
• Sie werden sicherlich Demos haben – Am Ende jedes Sprints wird im Rahmen der Lieferobjekte eine DEMO geplant, bei der diese den betreffenden Stakeholdern präsentiert werden. 
• Sprechen Sie über Mega-Meetings – Am Ende jedes Sprints wird ein spezielles Meeting als Retrospektive organisiert, das genutzt wird, um Prozess-Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass die folgenden Sprints reibungsloser verlaufen.  
• Fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass Sie einen besseren Plan liefern können – Der detaillierte Projektmanagementansatz wird auf Anfrage des Freedom House mit einem detaillierten Angebot geteilt. 

Das ist eine lückenlose Information für sie! Sie werden von keinem potenziellen Anbieter mehr als das benötigen. 

9. Sprints vorstellen 

Ein Sprint ist ein zeitlich begrenztes Ereignis, in dem das Entwicklungsteam danach strebt, die vom Product Owner festgelegten Ziele in Form eines funktionierenden Produkts zu erreichen. Ein Sprint ist der Kern von Scrum. Ein Projekt wird im Wesentlichen in eine Reihe aufeinanderfolgender Sprints unterteilt, was zu einem iterativen Entwicklungsprozess führt.  

Die Dauer eines Sprints beträgt in der Regel 2 Wochen, an dessen Ende eine Product Owner Demonstration geplant und dessen Feedback eingeholt wird. Ein Sprint umfasst Aufgaben in Form von Tickets, die innerhalb eines klar definierten Prozesses verschoben werden, bis sie abgeschlossen sind. JIRA – ein Projektmanagement-Tool – wird verwendet, um den Sprint zu verfolgen und Sprint-Metriken zu überprüfen.  

10. Geben Sie ihnen einen klaren Zeitplan für die Lieferobjekte 

Alle Lieferobjekte sollten, wo nötig, selbsterklärend sein, damit sie von verwandten Lieferobjekten unterschieden werden können. Zum Beispiel:

• Ein zweimotoriges Flugzeug versus ein einmotoriges Flugzeug
• Ein roter Marker versus ein grüner Marker
• Ein Tagesbericht versus ein Wochenbericht
• Eine Abteilungslösung versus eine Unternehmenslösung

Eine der Hauptaufgaben des Projektmanagers ist es, die Lieferobjekte des Projekts genau zu dokumentieren und das Projekt dann so zu managen, dass sie gemäß den vereinbarten Kriterien erstellt werden. Lieferobjekte sind die Ergebnisse jeder Entwicklungsphase, quantifizierbar beschrieben.

Hier ist eine Beispielliste der Lieferobjekte für das gesamte Projekt:

Phase I – Bewertung & Planung – Lieferobjekte 

• Dokumente zu funktionalen Anforderungen 
• Dokumente zu technischen Anforderungen 
• Dokumente zu Website-Designseiten
• Benutzeranalyse 
• Dokument zur konzeptionellen Website-Architektur 
• Detaillierter Projektplan 
• Zeitpläne 

Phase II – Website-Architektur & Design – Lieferobjekte 

• Finalisierung eines CMS-Produkts/Frameworks    
• Wireframe-Modell der vorgeschlagenen Website
• Bild-Snapshots für die vorgeschlagene Website
• Startseite
• Admin-Seite
• Weitere einzigartige Seiten 

Phase III – Website-Entwicklung – Lieferobjekte 

• Eine Mock-Website mit den meisten statischen Daten, um eine Vorstellung vom gesamten Endbenutzererlebnis aus Sicht der Website-Navigation zu erhalten. 

Phase IV – Implementierung – Lieferobjekte 

• Architektur-Dokumente 
• Design-Dokumente (Sequenzdiagramme, Design-Vorlagen, Datenbankdesign-Modelle etc.)
• Getestete Dokumente
• Getestete Komponenten 
• Handbücher (Betrieb, Integration, Bereitstellung, Installation, Konfiguration etc.) 

Phase V – Inhaltsentwicklung & Migration – Lieferobjekte 

• Überführung der SEO-Maßnahmen 
• Individuell verwaltete und übertragene Inhalte von mehreren identifizierten Eigenschaften in ein einziges Repository 
• Einhaltung der Google-Grundsätze und -Regeln für doppelten Inhalt  

Phase VI – Integrationstests – Lieferobjekte 

• Dokumentierte Testergebnisse
• Getestete Komponenten
• Umfassend getestetes System
• Dokumentierte Probleme mit Priorisierung 
• QA-Tests 

Geben Sie ihnen auch einen Abschluss zu den Lieferobjekten. Auf diese Weise werden sie niemals das Gefühl haben, dass Sie keinen Plan haben. 

Zusammenfassung 

So können Sie eine interessante und vielversprechende Antwort liefern, unabhängig von der Komplexität des Kundenprojekts oder den finanziellen Möglichkeiten. Erfolg oder Misserfolg sind diskutabel, aber Ihre Ausschreibungen (RFPs) werden immer ein selbstbewusstes Dokument an sich sein und sich stets verbessern, um in naher Zukunft weitere Projekte zu gewinnen. Sie werden sich auf einem Verbesserungspfad befinden. 

Für Ressourcenanforderungen im Zusammenhang mit Ihren Projekten können Sie uns jedoch jederzeit unter [email protected] erreichen; wir sind immer da, um zuzuhören und Ihre Anliegen zu bearbeiten.