Aufbau einer internen Wissensmanagement-Basis mit Drupal

Sie reiten immer auf der Welle der Erwartungen, wenn es um die Erbringung Ihrer Dienstleistungen geht. Es kann frustrierend sein, immer wieder die gleichen Anfragen und Supportdokumente durchzugehen. Ihre Mitarbeitenden könnten an ihrem Arbeitsplatz viel Zeit mit solchen sich wiederholenden Aufgaben verlieren. 

Hier kommt der Retter! 

All dies könnte mit Hilfe von einfach dokumentierten Inhalten gelöst werden. 

Um eine Krise des Mitarbeiterengagements zu vermeiden und ihnen langfristiges Wachstum zu ermöglichen, ist die Einrichtung eines internen Wissensmanagementsystems eine einfache Lösung.

Ein Wissensmanagementsystem ist jede Art von IT-System, das Wissen speichert und abruft, um das Verständnis, die Zusammenarbeit und die Ausrichtung der Prozesse zu verbessern. Es steigert die Produktivität der Belegschaft und bringt Verantwortung und Rechenschaftspflicht für die Arbeit mit sich. 

Eine engere und präzisere Definition würde sich auf den Zweck beziehen: Ein Wissensmanagementsystem ist ein System, das Menschen dabei hilft, Wissen zu nutzen, um Aufgaben besser zu erledigen. Es kann von Mitarbeitenden, Kund:innen und Auftraggeber:innen genutzt werden. 

Einführung in die Terminologie

Wikipedia erklärt Wissensmanagement als "...den Prozess des Erstellens, Teilens, Nutzens und Verwaltens des Wissens und der Informationen einer Organisation. Es bezieht sich auf einen multidisziplinären Ansatz zur Erreichung organisatorischer Ziele, indem das Wissen bestmöglich genutzt wird."

Das stimmt, ein KMS kann innerhalb von Organisationen oder so klein wie ein internes Team existieren, und der Hauptzweck ist es, das Zentrum Ihrer Wissensdatenbank zu sein, um bessere Ergebnisse zu erzielen. 

Ein Wissensmanagementsystem kann viele Formen annehmen, aber es gibt in der Regel einige gemeinsame Merkmale. Dazu gehören:

• FAQ-Inhalte
• Forum oder Community-Funktion
• Anleitungen und Tutorials
• Ausbildung, Akademien und Schulungsprogramme
• Zertifikate
• Fallstudien
• Webinare

Erzielen verbesserter Ergebnisse mit einem KMS

Unternehmen können enorme finanzielle Verluste erleiden, wenn sie die Notwendigkeit eines Wissensaustauschsystems ignorieren. Das stimmt, laut einem Bericht verlieren Fortune-500-Unternehmen fast 31,5 Milliarden Dollar pro Jahr, weil sie ihr Wissen nicht teilen.  

Eine Situation, in der Mitarbeitende produktive Stunden am Arbeitsplatz verlieren, ist unnötig.  Eine gut strukturierte und informationsreiche interne Wissensdatenbank kann Situationen beruhigen. 

Fortune-500-Unternehmen verlieren jährlich rund 31,5 Milliarden Dollar, weil sie ihr Wissen nicht teilen

Ein KMS hilft den Teams nicht nur bei der Zusammenarbeit bei der Informationsbeschaffung, sondern kann auch die Produktivität steigern und dazu beitragen, die Teamziele zu erreichen, anstatt ständig die gleichen Fragen in Ihrem Support-Ticketing-System zu beantworten.

Eine beispiellose interne Wissensdatenbank, die qualitativ hochwertig und reich an Funktionen ist, wird Ihren Bemühungen zur Verbesserung der funktionsübergreifenden Teams Flügel verleihen.

Das Vierergespann wird Ihnen den Tag retten 

Alles ist möglich, aber nur, wenn die Qualität gewährleistet ist. Stellen Sie beim Aufbau einer überzeugenden Wissensplattform sicher, dass diese fünf Elemente enthalten sind. 

• Robustheit im Kern - Unübersichtliche Informationen sind nutzlos. Sobald die Struktur festgelegt ist, müssen die Informationen so präsentiert werden, dass sie in Zukunft nur noch minimal aktualisiert werden müssen. Die Informationen und deren Platzierung müssen zukunftssicher sein. 
  
  Finden Sie Wege, sie gut zu organisieren. Ein Abschnitt mit den FAQs muss enthalten sein. Das Layout muss Ihrer Wissensdatenbank ein sauberes Aussehen und dem Benutzer, sei es der Mitarbeitende oder der Kunde, eine reibungslose Sucherfahrung ermöglichen.
   
• Ein Wissenszentrum - Das interne Wissensmanagementsystem muss alle Informationen enthalten, die benötigt werden, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie Ihren Lesern eine Atempause und versuchen Sie, so spezifisch wie möglich zu sein. Alles hineinzustecken, ohne die Eignung zu prüfen, wird die Plattform unübersichtlich machen. 
   
• Seien Sie offen für Feedback - Hören Sie auf die Bedürfnisse des Benutzers. Wenn Sie offen für Feedback sind, können Sie immer die Bedürfnisse Ihrer Benutzer integrieren und das beste Produkt entwickeln. Erstellen Sie einen Bereich, in dem die Leute Feedback geben können. Seien Sie offen für positives wie auch für negatives Feedback und nehmen Sie relevante Änderungen in Ihrer Wissensdatenbank vor, um ihre Leistung zu verbessern. 
   
• Verwenden Sie das richtige Framework - Wenn Sie sich auf den Weg machen, ein internes Wissenszentrum zu schaffen, sollten Sie eines nicht vergessen: die Bedeutung der richtigen Software. Die richtige Software gibt Ihren Inhalten die Form und bringt so Ihr Markenimage zur Geltung. 

Das richtige Framework muss skalierbar sein und einen einfachen Zugang und eine einfache Bedienbarkeit für die unmittelbaren Beteiligten ermöglichen. 

Warum Drupal für Ihre Wissensmanagement-Basis? 

Da Unternehmen die Bedeutung einer zentralen Wissensdatenbank erkennen, ist der Markt mit einer Fülle von Software und Tools gefüllt. Die Auswahl reicht von einer einfachen FAQ-Software bis hin zu einer ganzheitlichen Unternehmenslösung.

"Wissensmanagement ist schwierig und manchmal verwirrend"

Drupal, ein Framework, kann eine einfache Lösung für ein Wissensmanagementsystem sein. Aber warum sollten Sie zu Drupal wechseln?

Drupal-Module und -Distributionen für ein Wissensmanagementsystem

• Vardoc 

Vardoc ist ein Wissensdatenbanksystem, ein Wiki-System und ein Dokumentenmanagementsystem, das entwickelt wurde, um eine riesige Menge an Inhalten in einem strukturierten und leicht auffindbaren Format zu hosten. Vardoc hilft Ihnen, eine vernetzte Organisation, ein Produkt oder einen Wissensbereich aufzubauen, damit alle Beteiligten die Antworten finden, die sie suchen, und ihr Fachwissen in die Wissensdatenbank einbringen können.

Stellen Sie es sich als eine Wiki-Seite Ihres Produkts, Ihrer Benutzerhandbücher oder Ihrer organisatorischen Prozesse vor. Mit der einfachen Struktur, den kollaborativen Tools und dem freundlichen Design.

• Raisin Picker

Nein, dies ist kein Drupal-Modul oder eine Distribution. Stattdessen ist dies ein Wissensmanagement-Tool, das mit Drupal 8 erstellt wurde.

Raisin Picker hilft Wissensarbeitern, Informationen zu verwalten, die relevant sind, das zu finden, was benötigt wird, und das zu finden, wonach Sie suchen. Es hilft bei der Implementierung verschiedener Konzepte zur Organisation und Strukturierung Ihres Wissens.

Es verwendet (baumstrukturierte) Tags, um die Inhalte zu kategorisieren, und ermöglicht es Ihnen, Inhalte auf einer numerischen Skala zu bewerten, um ihre Relevanz anzugeben.

Wie viel wird mich Drupal kosten?

Die Kosten sind oft ein wichtiger Faktor bei der Wahl einer neuen Technologie. Wie viel sollte Drupal Sie kosten, wenn Sie es als grundlegendes Framework für eine Website oder eine neue Technologie verwenden?

Da Drupal ein Open-Source-Framework ist, fallen keine Lizenzgebühren für die Nutzung an. Die Installation oder Nutzung von Drupal kostet Sie nichts. Ein weiterer Vorteil von Open Source ist, dass Sie nicht an den Aufbau einer Website mit einer proprietären Plattform gebunden sind. Es gibt Tausende von Entwicklern, die jeden Tag zur Drupal-Community beitragen, was bedeutet, dass neue Funktionen und Verbesserungen häufig veröffentlicht werden und Sie nicht auf die Roadmap von jemand anderem warten müssen, um sie zu implementieren.

Bietet es Community-Funktionen?

Community-Portale bieten nicht nur eine Domain, nach der Ihre potenziellen Kunden suchen, sondern helfen auch dem Produkt und der Community, gemeinsam zu wachsen. Die Vorteile von gut gestalteten, modernen Community-Portalen sind zahlreich.

Drupal verfügt über eine bemerkenswerte Sammlung von Tools, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen und dazu beitragen, Spam-Inhalte sowohl für offene als auch für geschlossene Communities zu eliminieren.

Wie jedes Community-Framework bieten sollte, ist Drupal einfach zu bedienen und zusammenzuführen. Es ist einfach, Module anzupassen und hinzuzufügen, um eine neue Funktionalität für das Community-Framework zu erhalten.

Integration von Drittanbietersoftware? 

Außerhalb von Drupal gibt es viele großartige Technologien, die eine erstaunliche Bereicherung für Ihre Website sein können.

Drupal lässt sich nahtlos in eine Vielzahl von Marketingtechnologien und Geschäftsanwendungen integrieren. Dies ermöglicht es Ihnen, die Vorteile der besten Tools außerhalb von Drupal zu nutzen.

Der API-First-Ansatz von Drupal hilft dabei, Inhalte mit anderen Websites und Anwendungen zu verbinden, wodurch Inhalte lebendiger und leistungsfähiger werden.

Wenn Sie jemand sind, der mit den großartigen Tools von Drittanbietern flexibel sein möchte, gibt Ihnen Drupal die Freiheit, dies mit genügend Flexibilität zu tun.

Wie ist der Community-Support für Drupal? 

Die Drupal-Community ist riesig. Es gibt rund hunderttausend Menschen auf der ganzen Welt, die aktiv zur Entwicklung und Verbesserung beitragen. 

Mit einem so aktiven Support wird jede Drupal-Funktion und jedes Update von seinen Mitgliedern genau unter die Lupe genommen. Die Peer-to-Peer-Zusammenarbeit für verschiedene Projekte stellt sicher, dass Menschen unterschiedlicher ethnischer Zugehörigkeit, Länder, mit umfassendem Wissen und Können es schnell aufbauen. Das Gemeinschaftsethos der Teamarbeit und des Ehrenamts treibt die digitale Innovation voran und arbeitet weiterhin an der Integration von Drupal mit neuen, trendigen, zukunftsorientierten Technologien.

Fazit

Ein effizientes Wissenssystem-Framework wie Drupal kann Ihnen helfen, das Engagement Ihrer Mitarbeitenden sowie den Kundensupport und die Erfolgsbemühungen zu skalieren. 

Bei OpenSense Labs kümmern wir uns um die wachsenden Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Ein Wechsel zu Drupal kann ein großer Gewinn für Ihr Unternehmen sein. Kontaktieren Sie uns unter [email protected], um eine effektive Wissensdatenbank aufzubauen.