Sinnloses Multitasking für Anfänger

Multitasking wird immer als eine kompetente Fähigkeit angesehen. Manche Menschen erledigen Dinge blitzschnell, während andere sich mit Multitasking schwertun. Es hat jedoch nichts mit Ihrem Produktivitätsquotienten zu tun. Sie können als produktiv gelten, auch wenn Sie eine Aufgabe nach der anderen erledigen möchten. 

So definiert die American Psychological Association Multitasking:

„Multitasking kann stattfinden, wenn jemand versucht, zwei Aufgaben gleichzeitig auszuführen, von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln oder zwei oder mehr Aufgaben in schneller Folge auszuführen.“

Zunächst einmal wollen wir das Thema Aufschieben ansprechen

Aufschieben ist unser aller Feind. Es gibt ein paar wissenschaftlich erforschte und bewährte Techniken, die Ihnen helfen, das tägliche Aufschieben zu bekämpfen.

Standardisieren Sie etwas, bevor Sie planen, es zu optimieren. Die Wahrheit ist, dass eine Gewohnheit etabliert werden muss, bevor sie verbessert werden kann. Wenn Sie nicht die grundlegende Fähigkeit erlernen, präsent zu sein, haben Sie wenig Hoffnung, die feineren Details zu beherrschen.

Was braucht es, um produktiver zu sein?

Ablenkungen müssen beseitigt werden, nutzen Sie die Eisenhower-Matrix!

Wenn zu viele Dinge um Ihre Aufmerksamkeit buhlen, verlangsamt das Ihren Fortschritt und führt insgesamt zu einer geringeren Produktivität. Geben Sie Ihr Bestes, um jede Ablenkung zu beseitigen, die Sie von Ihren Aufgaben abbringt.

Mobiltelefone, E-Mail- und Nachrichten-Apps sind die häufigsten Produktivitätskiller. Stellen Sie den Klingelton Ihres Telefons auf Vibration, legen Sie bestimmte Zeiten für das Abrufen von E-Mails fest und schließen Sie irrelevante Browser-Tabs. Mit diesem Ansatz wird Ihre Arbeit den ganzen Tag über weniger unterbrochen.

Über die Eisenhower-Matrix!

Eisenhower war der 34. Präsident der Vereinigten Staaten und diente von 1953 bis 1961 zwei Amtszeiten. Er widmete seine Präsidentschaft der Einführung von Programmen, die das Autobahnsystem umgestalten, das Internet in die breite Masse bringen, die Weltraumforschung ankurbeln und einen sensiblen und sorgfältigen Umgang mit atomaren Ressourcen ermöglichen sollten. 

Das schlägt seine Strategie vor:

Die obige Entscheidungsmatrix kann anhand ihrer Möglichkeiten in Aktionen unterteilt werden: Dringend und wichtig; Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. 

• Wichtig, aber nicht dringend; Aufgaben, die für einen späteren Zeitpunkt geplant werden können. 
• Dringend, aber nicht wichtig; Aufgaben, die Sie von jemand anderem erledigen lassen. 
• Weder dringend noch wichtig (Aufgaben, die Sie eliminieren).

Das Tolle an dieser Matrix ist, dass sie für umfassende Produktivitätspläne verwendet werden kann und echte Veränderungen in Ihre Entscheidungsfindung bringen kann. 

Finden Sie Ihre produktivsten Stunden heraus 

In Ihrem Tagesablauf muss es eine Zeit geben, in der Sie denken, dass Sie am besten arbeiten oder die besten Gedanken oder die höchste Geschwindigkeit usw. haben. Vielleicht möchten Sie diese Zeit etwas widmen, das einen optimalen Denkprozess und Effizienz erfordert. 

Es ist wichtig, dass Sie die natürlichen Rhythmen Ihres Körpers erkennen und Ihre Arbeits- und Entspannungsphasen mit ihnen in Einklang bringen, um nachhaltig produktiv zu arbeiten.

So wie jedes andere Ereignis auf dem Planeten sind auch Menschen an Zyklen gebunden. Die Ultradianforschung ist in letzter Zeit ein Thema, und es werden viele Ressourcen investiert, um mehr über die Zyklen und Muster der menschlichen Produktivität zu erfahren – 90-120-Minuten-Zyklen, die innerhalb des 24-Stunden-Tages ablaufen – was darauf hindeutet, dass unser Tag von Zyklen bestimmt wird, die beeinflussen, wie aufmerksam und produktiv wir sind.

Gemäß dem obigen Zyklus erleben wir zu Beginn des Zyklus höchste Konzentration und Energie, die im Laufe des Tages aufgrund geistiger oder körperlicher Erschöpfung, die in uns stattfindet, nachlässt, sei es durch Denken oder sogar durch Herumlaufen. 

Ihre To-dos sollten zur psychologischen Unterstützung verborientiert sein

Ob Sie zustimmen oder nicht, es gibt eine Wissenschaft hinter dem Erledigen der To-do-Liste. Es gibt eine gewisse Befriedigung, eine Aufgabe in Ihrer täglichen To-do-Liste abzuhaken. Dieser lohnende Dopaminschub, den Ihr Gehirn erhält, ist es, der Sie dazu antreibt, jeden Punkt auf Ihrer Liste zu erledigen. Er macht auch süchtig genug, dass Sie jeden Tag den gleichen Kick bekommen wollen, weshalb wir immer wieder Listen erstellen.

Auf der anderen Seite können sich To-do-Listen auch wie eine lästige Pflicht anfühlen. Hatten Sie jemals diesen einen Punkt auf Ihrer To-do-Liste, der einfach nicht erledigt werden will? Es ist, als ob Sie einen lästigen Juckreiz haben, an den Sie einfach nicht herankommen. Dieses nagende Gefühl ist das Ergebnis des Zeigarnik-Effekts.

To-do-Listen sind eine großartige Möglichkeit, sich genau auf das zu konzentrieren, was Sie jeden Tag erledigen müssen. Manche Menschen arbeiten am besten mit einer physischen Liste wie einem Notizbuch, andere besser mit digitalen Tools.

Ihre Liste kann so ausgefeilt oder so einfach sein, wie Sie möchten, aber das bloße Erstellen einer Liste reicht nicht aus. Was auf Ihrer Liste steht, macht den Unterschied. Jeder Punkt, der auf Ihre Liste kommt, sollte umsetzbar sein. Der Trick dabei ist, sicherzustellen, dass es ein Verb gibt. Zum Beispiel ist „Smith-Projekt“ nicht umsetzbar genug. 

„Daniel Wachstumsberichte zur Nutzerbasis liefern“ klingt eher nach einer konkreten Aufgabe, die es zu erledigen gilt, und hilft Ihnen, sie zu erreichen, da sie kristallklar klingt. 

Beachten Sie immer die 10-Minuten-Regel 

Überfordert von einer unklaren oder unhandlichen Aufgabe? Teilen Sie sie stattdessen in 10-minütige Mini-Aufgaben auf. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, etwas Unüberschaubares in etwas Erreichbares zu verwandeln.

Das Schöne an 10-Minuten-Aufgaben ist, dass sie in viele Teile Ihres Tages passen. Wenn Sie morgens ins Büro kommen und sich frisch fühlen, beginnen Sie Ihren Tag mit einem Produktivitätsschub durch ein paar 10-Minuten-Aufgaben. Lässt die Dynamik am Nachmittag nach? Ein 10-Minuten-Job kann Ihnen helfen, Ihre Dynamik wiederzuerlangen.

Denken Sie daran, sich eine Auszeit zu nehmen; kurze Pausen 

Eine weitere Belastung für die Produktivität ist der Drang, eine Aufgabe immer weiter voranzutreiben, um sie ohne Pause zu erledigen. Plötzlich fühlen Sie sich wirklich erschöpft oder hungrig, und Sie stellen fest, dass Sie seit Stunden nicht mehr auf der Toilette waren! Ihre Konzentration ist beeinträchtigt und damit sinkt Ihre Produktivität.

Legen Sie Benchmarks für Pausen fest und halten Sie sich daran. Nehmen Sie sich zum Beispiel einmal pro Stunde vor, aufzustehen und sich 5 Minuten lang zu bewegen. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, stehen Sie auf und dehnen Sie sich 2 Minuten lang. Das Verändern der Position Ihres Körpers und das Konzentrieren auf den gegenwärtigen Moment wird helfen, jegliche mentale Anspannung abzubauen, die sich in Ihrem Geist aufgebaut hat. 

Halten Sie sich von der Zeitarmutsfalle fern 

Die Zeit ist begrenzt und Zeitarmut ist nur eine Idee. Wie Sie die Zeit, die Sie jeden Tag haben, verbringen, ist das, was zählt. Wenn Sie neue, gesunde Gewohnheiten entwickeln, können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Zeit in die Bereiche lenken, die den größten Wert bringen.