Digitale Neuerfindung: Transformation von Papier zu Digital

Madonna, eine der populärsten Sängerinnen aller Zeiten, hat es geschafft, auch in den 2000er Jahren eine Medienikone zu bleiben. „Ich denke, sich neu zu erfinden ist entscheidend für das Überleben als Künstler und als Mensch“, sagte Madonna. Dieser Gedanke spiegelte sich in ihrer Konzerttournee 2004 wider, die den Namen „Reinvention“ trug. Auch Unternehmen müssen sich an neue Trends anpassen und eine Lehre für Firmen sein, die mit ihrer digitalen Revolution zu kämpfen haben. Die „Transformation von Papier zu Digital“ ist Teil der digitalen Neuerfindungsstrategie, die sie durchlaufen müssen, um mit den sich ändernden Zeiten Schritt zu halten.

Wirtschaftsunternehmen müssen ihre Arbeitsweise hinterfragen, um sich weniger von Papier abhängig zu machen. Sie müssen sich befreien, um sich auf hochwertige Aktivitäten konzentrieren zu können, die die Kundenzufriedenheit und hohe Leistung fördern. Die Umstellung auf ein papierloses Büro beinhaltet die Veränderung der Arbeitsweise und des Denkens der Menschen. Jeder im Unternehmen muss erkennen, dass der Übergang von Papier zu Digital den Weg für eine bessere Zukunft ebnen wird.

Der Weg zum papierlosen Büro

Die Idee eines papierlosen Büros kam schon vor langer Zeit auf. In einem Artikel, der 1975 in Bloomberg Businessweek veröffentlicht wurde, postulierte George E. Pake, der damals Forschungsleiter bei Xerox war, dass ein TV-Display-Terminal mit Tastatur auf dem Schreibtisch platziert werden sollte, wo er „...Dokumente aus meinen Dateien auf dem Bildschirm aufrufen oder per Knopfdruck“.

Die Verwendung von Papier ist durch Präferenz bedingt und nicht obligatorisch

Die Verwendung von Papier ist durch Präferenz bedingt und nicht obligatorisch. Ironischerweise wird sie auch durch Technologie angetrieben. Auch wenn neue Technologien die Menge des verwendeten Papiers nicht minimieren, sondern die Art und Weise, wie wir es nutzen, verbessern oder verändern, heißt es in The Myth of the Paperless Office.
 
Das Hinzufügen von Technologie zu Ihrem Arsenal an Geschäftsprozessbeschleunigern wird also die Abhängigkeit von Papier nicht vollständig reduzieren, sondern Verbesserungen bringen, indem es die Geschäftsprozesse verbessert. Darüber hinaus ist die Wahl technologischer Mittel zur Steuerung Ihrer Geschäftsabläufe heutzutage ein optimaler Schritt, da die Technologiekosten drastisch sinken (siehe Abbildung unten).

Wie die folgende Abbildung zeigt, verändern die Fortschritte bei digitalen Daten und der Vernetzung die Geschäftsmodelle und ermöglichen neue Kundenerlebnisse.

Gleichzeitig hat das Aufkommen futuristischer Technologien wie maschinelles Lernen, Blockchain, Quantencomputing, Augmented Reality, Virtual Reality unter anderem einen großen Beitrag zum Fortschritt der Organisation auf dem Weg zum papierlosen Büro geleistet.

Vorteile des papierlosen Arbeitens

Das Datenvolumen ist einer der wichtigsten Faktoren für die Umstellung auf ein papierloses Büro. Informationen können schnell und sicher verarbeitet werden. Digitale Prozesse sind im Vergleich zu papierbasierten Prozessen außerdem schnell, reaktionsschnell und präzise. Ob in Bezug auf Verbrauchsmaterialien, Druckerverwaltung, Energie, Produktivität oder Lagerpreise, das Entfernen von Papier aus dem Geschäftsablauf ist ein kosteneffizienter Schritt.
 
Darüber hinaus führt schnelleres und intelligenteres Arbeiten durch digitale Mittel zur Bereitstellung eines besseren Kundenservice. Und indem Sie den besten Service zu einem wettbewerbsfähigen Preis anbieten, können Sie sicher sein, dass die potenziellen Kunden das Vertrauen gewinnen, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die Innovationen in ihren Geschäftsablauf einbeziehen. Die vollständige Digitalisierung zeigt auch Ihre Überlegenheit in der Marktführerschaft.
 
Darüber hinaus verbessert die Digitalisierung den Prozess der Erstellung eines vollständigen Prüfpfads, wodurch die Nachweiskette Ihres Dokuments über seinen Lebenszyklus hinweg dargestellt wird. Dies erleichtert auch die Einhaltung der Datenschutzgesetze.

Strategie für die Umstellung auf ein papierloses Büro

Um Ihren Übergang zum papierlosen Büro effektiv zu planen, kann eine gut durchdachte Strategie hilfreich sein.

Verständnis ist von größter Bedeutung

Sie müssen feststellen, wie und wo das Papier in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, und festlegen, was geändert werden könnte.
 
Es kann zwischen „gutem Papier“ und „schlechtem Papier“ unterschieden werden. Gutes Papier sind hier Dokumente, die einen triftigen Grund haben, in Papierform vorzuliegen, wie z. B. ein handschriftlicher Brief des Kunden oder die Notizen eines Forschers in einem Arbeitsbuch. Im Gegensatz dazu umfasst schlechtes Papier Dokumente, die in Papierform vorliegen, aber ohne zwingenden Grund.
 
Ihr Fortschritt von Papier zu Digital hängt von der Art Ihres Unternehmens und davon ab, wo Sie sich derzeit in der Transformationschronologie befinden. Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für Aufgaben oder Prozesse, die digitalisiert werden könnten.

Als nächstes kommt der Prozess der Aufklärung

Sie müssen Ziele setzen, Ihren Fall darlegen und eine Verhaltensänderung der Menschen in Ihrem Unternehmen bewirken.

Führen Sie die Pläne aus, sobald alles eingerichtet ist

Sie können dann dazu übergehen, die integralen Funktionen und Prozesse durch Alternativen zu ersetzen, die auf digitalen Lösungen basieren. Einige Prozesse können zu groß oder kompliziert sein, um sie schnell zu ändern. Wenn es zu riskant ist, alles auf einmal zu ändern, kann es sich als fruchtbar erweisen, jeweils eine Phase eines Prozesses anzusteuern. Dann können Sie zum nächsten übergehen. Dies kann ein langsamerer Prozess sein, aber wenn er das Risiko von Geschäftsunterbrechungen oder Datenverlusten ausschließt, ist er das Warten wert.

Verbesserungen einbringen

Sobald einige Ihrer Aufgaben und Prozesse erfolgreich von Papier auf Digital umgestellt wurden, können Sie beginnen, das Potenzial für weitere Projekte zur Automatisierung und Rationalisierung wichtiger Geschäftsabläufe zu erkunden.

Fazit

Wenn die Umstellung auf ein papierloses Büro durch den Einsatz der richtigen Technologien ordnungsgemäß implementiert wird, kann sie die Compliance-Anforderungen rationalisieren, Geld sparen und die Produktivität und den Kundenservice erheblich verbessern.
 
Wir bieten eine Reihe von Dienstleistungen im Rahmen unserer Bemühungen um die Bereitstellung eines ehrgeizigen digitalen Erlebnisses an.
 
Lassen Sie uns unter [email protected] wissen, wie wir Teil Ihrer Reise der Transformation von Papier zu Digital sein können.